Về Nhựa Tiền Phong
Nhựa Tiền Phong là một trong những công ty sản xuất ống nhựa và phụ kiện nhựa hàng đầu Việt Nam. Chi nhánh phía nam sản xuất các sản phẩm tại tỉnh Bình Dương và có văn phòng kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh với hơn 350 nhân sự.
Thách thức
Nhựa Tiền Phong vận hành trên một hệ thống cũ bao gồm bán hàng và kế toán. Nhưng hai ứng dụng được đặt trong các mô-đun riêng biệt không kết nối với nhau.
Văn Kim Thanh, Giám đốc Dự án ERP tại Nhựa Tiền Phong cho biết, vào cuối tháng, nhóm kế toán phải tổng hợp dữ liệu với đội ngũ bán hàng để làm báo cáo. Hệ thống cũ chủ yếu được sử dụng cho kế toán và không cung cấp chức năng xử lý sản xuất, vì vậy họ chỉ sử dụng các mô-đun kiểm kê và lưu kho trong bộ phận sản xuất của mình.
Ở hệ thống cũ, chỉ có một số ít người được phân quyền truy cập vào hệ thống nên mỗi nhân viên hàng ngày chỉ tập trung vào nhiệm vụ được giao. Nhân viên không nắm được toàn bộ quy trình công việc kế toán hoặc sản xuất. Với sự hiểu biết hạn chế về toàn bộ quy trình làm việc từ báo giá đến thành phẩm, tinh thần đồng đội và khả năng làm việc nhóm không thực sự tốt.
Đối với nhóm quản lý, báo cáo từ hệ thống cũ không theo thời gian thực hoặc không kịp thời. Đó là bởi vì các quy trình và đầu vào dữ liệu phụ thuộc vào một người cụ thể có quyền truy cập vào hệ thống, khi ở văn phòng. Để có được bức tranh toàn cảnh hơn về doanh nghiệp, ban lãnh đạo đã quyết định rằng họ cần một hệ thống ERP hiện đại hơn, một hệ thống có thể truy cập từ mọi nơi.
Trước khi bắt đầu tìm kiếm ERP, ban lãnh đạo Nhựa Tiền Phong cần chọn nhà cung cấp công nghệ có thể hiện đại hóa và chuẩn hóa hoạt động hiện tại. Đối tác cần tăng cường và cải tiến các quy trình để phù hợp với các quy trình của một hệ thống ERP. Nhà cung cấp công nghệ cần giúp công ty lập kế hoạch truyền thông và hành động để tất cả nhân viên hiểu dự án và lợi ích cho từng bên liên quan, cũng như hiểu rõ những thay đổi và sự hợp tác cần thiết để làm cho dự án thành công.
Cuối cùng Nhựa Tiền Phong đã chọn Patsoft JSC là đối tác công nghệ và Acumatica Cloud ERP là ERP của mình.
Giải pháp
“Lý do quan trọng nhất khiến chúng tôi chọn Acumatica là nó linh hoạt. Chúng tôi cũng đã nghiên cứu về SAP và Oracle, nhưng những hệ thống đó không linh hoạt hoặc không dễ tùy chỉnh theo nhu cầu của chúng tôi.” Văn Kim Thanh, Giám đốc Dự án ERP tại Nhựa Tiền Phong chia sẻ rằng tuỳ chỉnh là một yếu tố vô cùng quan trong đối với công ty bởi khi công việc kinh doanh phát triển, các giám đốc điều hành sẽ cần thực hiện các thay đổi hệ thống để thực hiện các sáng kiến kinh doanh nhất định.
"Ngoài ra, Acumatica không yêu cầu một chuyên gia giỏi trong nội bộ để bảo trì toàn bộ hệ thống; chúng tôi có thể thuê ngoài đối với một số nhiệm vụ. Điều này cho phép đội ngũ Tiền Phong tập trung vào việc đảm bảo hệ thống đáp ứng yêu cầu thay vì luôn phải duy trì máy chủ và giấy phép phần mềm. Ngoài ra Nhựa Tiền Phong cũng chọn Acumatica vì có thể truy cập từ bất cứ đâu."
“Chúng tôi tin vào xu hướng “di động”, do đó, chúng tôi đặt mục tiêu có thể làm việc ở mọi nơi, trên mọi thiết bị, chỉ cần sử dụng internet để kết nối với ứng dụng từ mọi nơi."
Kết quả
Sau vài tháng chạy thử Acumatica sau khi triển khai, Nhựa Tiền Phong hiện đã vận hành Acumatica hoàn toàn. Tất cả thông tin công ty được lưu trữ trong một nền tảng trung tâm, giúp loại bỏ nhu cầu đối chiếu dữ liệu giữa các hệ thống như trước đây.
Nhựa Tiền Phong tiếp tục cấu hình hệ thống với sự giúp đỡ của Patsoft JSC, để đảm bảo rằng Acumatica được tinh chỉnh cho phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty.
“Mọi thứ từ sản xuất, bán hàng và kế toán được xử lý trong một hệ thống; đó là lý do tại sao chúng tôi quyết định chuyển sang sử dụng Acumatica. Nó đang giúp chúng tôi quản lý truy cập dữ liệu trong thời gian thực. Có được quyền truy cập vào thông tin thời gian thực giúp công ty đưa ra quyết định tốt hơn nhanh hơn." - Văn Kim Thanh chia sẻ.
Cải thiện giao tiếp, làm việc theo nhóm
Giờ đây, tất cả nhân viên đều có quyền truy cập vào nền tảng Acumatica và hiểu rõ hoạt động kinh doanh từ báo giá đến lập hóa đơn cho sản xuất đến vận chuyển và nhận hàng, tinh thần đồng đội và làm việc nhóm đã được cải thiện. Mặc dù người dùng cần thời gian để làm quen và làm việc hiệu quả với hệ thống mới, nhân sự của chúng tôi đã được nâng cấp và bây giờ chuyên nghiệp hơn, khéo léo hơn và hiệu quả hơn,” Văn Kim Thanh nói.
“Bây giờ họ đã hiểu lý do cho những gì họ đang làm và thấy được lợi ích của giải pháp kinh doanh mới. Họ hiểu toàn bộ quá trình và mọi người đều rõ ràng về những gì cần phải làm. Họ thấy rằng tất cả các quy trình đều có liên quan và tại sao chúng cần đồng bộ hóa với nhau để hoàn thành công việc. Nó đã cải thiện tinh thần đồng đội.”
Thêm CRM, tính di động
Sau khi tinh chỉnh Acumatica Cloud ERP, Nhựa Tiền Phong dự kiến bổ sung thêm các phân hệ Acumatica như CRM và các ứng dụng khác cho phép một số quy trình được thực hiện từ xa. "Chúng tôi cũng có kế hoạch tích hợp mã vạch ở cấp SKU và hiện đang tìm kiếm giải pháp của bên thứ ba cho phép chúng tôi có thể in mã vạch trên ống nhựa."
Chúng tôi mong muốn tiếp tục tăng trưởng vì chúng tôi đang hài lòng với những thành công đạt được cùng Acumatica.
Văn Kim Thanh, Giám đốc Dự án ERP tại Nhựa Tiền Phong
