Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động và quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, khi triển khai một hệ thống ERP, câu hỏi thường gặp nhất là: “Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?”
Câu trả lời cho câu hỏi này không đơn giản bởi có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu ERP, bao gồm như quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp, số lượng người dùng, yêu cầu tùy chỉnh hệ thống và phương pháp triển khai (on-premise, cloud, hybrid)
Trong bài viết này, A1 Consulting phân tích chi tiết về cấu trúc chi phí triển khai ERP, từ đó giúp bạn có cái nhìn toàn diện và đưa ra quyết định đầu tư phù hợp cho doanh nghiệp mình.
Hệ thống ERP là gì và tại sao nó đáng để đầu tư?
Phần mềm ERP được thiết kế để quản lý và tự động hóa các bộ phận và hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Mục tiêu chính của hệ thống ERP là tinh giản và tích hợp các chức năng kinh doanh chuyên biệt thành một hệ thống gắn kết và kết nối. Điều này bao gồm việc quản lý các lĩnh vực như kế toán, kiểm soát tồn kho, nhân sự, và quản lý mối quan hệ khách hàng.
Nhưng với nhiều hệ thống phần mềm khác nhau tại sao một doanh nghiệp nên đầu tư vào hệ thống ERP? Trước tiên, hệ thống ERP có thể tiết kiệm cho các doanh nghiệp rất nhiều thời gian và tiền bạc. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, các hệ thống ERP có thể giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn và hoạt động hiệu quả hơn.
Lợi ích lớn nhất của các hệ thống ERP là chúng giúp các doanh nghiệp phát triển. Với một hệ thống ERP tốt, các công ty có thể mở rộng hoạt động của mình một cách hiệu quả hơn và đáp ứng các thay đổi nhanh chóng trên thị trường và khi doanh nghiệp phát triển, một hệ thống ERP tốt cũng có thể mở rộng để đáp ứng nhiều người dùng, tính năng và dữ liệu hơn.
Trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP hay nâng cấp lên một hệ thống mới, điều quan trọng là xem xét các chi phí liên quan. Hướng dẫn này phác thảo các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến giá ERP và đề xuất cách tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) để bạn có thể tìm ra giải pháp ERP mới phù hợp với ngân sách của mình.
>>> Cloud ERP là gì? Khác biệt Cloud ERP và ERP truyền thống
Khai quát về tổng chi phí triển khai ERP
Chi phí triển ERP cho doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ, với doanh thu khoảng 1 triệu USD mỗi năm, đối mặt với những thách thức riêng về chi phí triển khai ERP. Mức chi phí hằng tháng cho một giải pháp ERP dao động từ 1.740 USD đến 4.620 USD (chưa bao gồm chi phí triển khai ban đầu và đào tạo người dùng). Điều này tương đương với chi phí hằng năm từ 20.880 USD đến 55.440 USD.
Số lượng nhân viên trong các doanh nghiệp nhỏ thường dao động từ 50 đến 150 người, dẫn đến sự biến động đáng kể trong chi phí ERP trên mỗi người dùng. Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu hoạt động và lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp với ngân sách cũng như mục tiêu vận hành.
Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp tầm trung
Doanh nghiệp tầm trung, với doanh thu hằng năm từ 50 triệu USD đến 100 triệu USD, gặp những thách thức khác về chi phí ERP. Chi phí hằng tháng cho một hệ thống ERP trong phân khúc này dao động từ 4.620 USD đến 5.160 USD.
Khi số lượng người dùng tăng lên, chi phí sở hữu cũng tăng theo. Doanh nghiệp tầm trung cần cân nhắc các yếu tố như khả năng mở rộng, tùy chỉnh theo nhu cầu và khả năng tích hợp khi lựa chọn giải pháp ERP. Bên cạnh đó, chi phí bảo trì và hỗ trợ lâu dài cũng cần được đưa vào tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) để có cái nhìn toàn diện hơn về tác động tài chính.
Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp lớn
Các doanh nghiệp lớn, với hơn 1.000 nhân viên và doanh thu hằng năm vượt 100 triệu USD, có những yêu cầu phức tạp hơn và cần xem xét kỹ lưỡng về tổng chi phí sở hữu ERP. Trung bình, một doanh nghiệp lớn có thể phải chi khoảng 9.330 USD mỗi tháng cho hệ thống ERP.
Tuy nhiên, khi xét theo chi phí trên mỗi người dùng, các doanh nghiệp lớn có thể được hưởng mức giá thấp hơn so với doanh nghiệp nhỏ và tầm trung nhờ vào các chương trình chiết khấu số lượng lớn. Các doanh nghiệp lớn cần ưu tiên những yếu tố như khả năng mở rộng, quản lý đa chi nhánh, bảo mật và tuân thủ quy định khi lựa chọn giải pháp ERP.
Vì vậy, việc thực hiện một phân tích toàn diện về tổng chi phí sở hữu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống ERP được lựa chọn phù hợp với mục tiêu dài hạn và mang lại giá trị bền vững.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP
Khi ước tính tổng chi phí sở hữu ERP, chi phí triển khai ERP, hãy xem xét các yếu tố sau:
Quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp
Các tổ chức lớn với nhiều bộ phận kinh doanh và quy trình phức tạp thường cần những giải pháp ERP mạnh mẽ và được tùy chỉnh cao. Những giải pháp này thường có chi phí cao hơn do nhu cầu về các module bổ sung, quy trình triển khai phức tạp hơn và chi phí bảo trì cũng như hỗ trợ liên tục.
Ngược lại, các doanh nghiệp nhỏ có thể chọn các hệ thống ERP đơn giản hơn với các chức năng thiết yếu. Điều này giúp giảm chi phí triển khai ERP trong khi vẫn tận dụng được lợi ích của việc tích hợp quy trình kinh doanh. Việc đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu riêng của tổ chức và lựa chọn hệ thống ERP phù hợp là rất quan trọng để tránh các chi phí không cần thiết.
Số lượng người dùng
Số lượng người dùng càng nhiều thì càng cần nhiều giấy phép hoặc đăng ký sử dụng. Mỗi người dùng sẽ làm tăng tổng chi phí triển khai ERP. Do đó, cần ước tính chính xác số lượng người dùng từ đầu để tránh các chi phí phát sinh sau này.
Ngoài số lượng người dùng, vai trò và quyền truy cập được phân bổ cho từng người cũng ảnh hưởng đến chi phí. Nếu doanh nghiệp yêu cầu nhiều cấp độ truy cập và chức năng khác nhau cho từng nhóm người dùng, việc tùy chỉnh này có thể làm tăng chi phí cấp phép, đặc biệt nếu các vai trò nâng cao đi kèm với mức giá cao hơn.
Yêu cầu tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp đều có các quy trình và luồng công việc riêng. Do đó, việc tùy chỉnh ERP để phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức là điều thường thấy. Tuy nhiên, tùy chỉnh có thể làm tăng đáng kể chi phí tổng thể của dự án ERP.
Việc tùy chỉnh thường đòi hỏi thay đổi mã nguồn hoặc phát triển thêm các chức năng mới. Điều này yêu cầu các lập trình viên có tay nghề cao và có thể kéo dài thời gian triển khai. Do đó, tùy chỉnh không chỉ làm tăng chi phí ban đầu mà còn gia tăng chi phí bảo trì lâu dài. Cần đánh giá kỹ lưỡng mức độ tùy chỉnh cần thiết để cân bằng giữa nhu cầu kinh doanh và chi phí.
Phương thức triển khai
Có hai phương thức triển khai chính: triển khai tại chỗ (on-premise) và triển khai trên nền tảng đám mây (cloud-based), hoặc kết hợp cả hai.
- ERP triển khai tại chỗ yêu cầu doanh nghiệp lưu trữ phần mềm trên máy chủ và cơ sở hạ tầng riêng. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm mua sắm phần cứng, cài đặt, bảo trì và bảo mật. Phương thức này đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu lớn nhưng có thể tiết kiệm chi phí đăng ký hàng tháng.
- ERP triển khai trên nền tảng đám mây được lưu trữ và quản lý bởi nhà cung cấp ERP. Doanh nghiệp sẽ trả phí đăng ký theo tháng hoặc năm dựa trên mức sử dụng. Giải pháp này giúp loại bỏ chi phí đầu tư hạ tầng ban đầu và giảm chi phí bảo trì. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ chi phí dài hạn vì phí đăng ký có thể tăng dần theo thời gian.
Các module bổ sung
Hệ thống ERP thường bao gồm các chức năng cốt lõi phục vụ các hoạt động kinh doanh chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể cần thêm các module bổ sung để đáp ứng các yêu cầu đặc thù theo ngành hoặc nhu cầu riêng. Ví dụ, có thể cần các module tài chính nâng cao hoặc quản lý tồn kho chuyên biệt cho ngành sản xuất.
Chi phí của các module bổ sung phụ thuộc vào mức độ phức tạp và chức năng. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu thực sự và hiệu quả chi phí của từng module để tránh các khoản chi không cần thiết. Ngoài ra, cũng cần xem xét khả năng mở rộng trong tương lai và khả năng tích hợp các module mới khi nhu cầu thay đổi.
Quy trình triển khai
Độ phức tạp và thời gian triển khai phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng, yêu cầu tùy chỉnh và nguồn lực có sẵn.
Doanh nghiệp nên phân bổ đủ thời gian và nguồn lực để đảm bảo quy trình triển khai diễn ra suôn sẻ và hạn chế tối đa sự gián đoạn hoạt động kinh doanh. Việc hợp tác với các đơn vị triển khai ERP giàu kinh nghiệm sẽ giúp mang lại sự tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả. Dù điều này làm tăng chi phí, nhưng sẽ giúp tránh các sai sót tốn kém và đảm bảo thành công trong quá trình triển khai.
Bảo trì và hỗ trợ
ERP cần được bảo trì và hỗ trợ liên tục để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và khắc phục các sự cố phát sinh. Chi phí bảo trì và hỗ trợ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của hệ thống ERP, yêu cầu hỗ trợ và khả năng phản hồi từ nhà cung cấp.
Chi phí này thường bao gồm các bản cập nhật phần mềm, sửa lỗi, hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo người dùng. Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí bảo trì và hỗ trợ trong dài hạn khi đánh giá các giải pháp ERP. Lựa chọn nhà cung cấp ERP uy tín và có khả năng hỗ trợ tốt sẽ giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tối ưu chi phí sở hữu.
Yêu cầu đặc thù theo ngành
Mỗi ngành có những yêu cầu và quy định riêng có thể ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Ví dụ, các ngành như y tế, dược phẩm và thực phẩm đòi hỏi tuân thủ các quy định nghiêm ngặt, yêu cầu chức năng đặc biệt và biện pháp bảo mật bổ sung. Những yếu tố này có thể làm tăng chi phí tùy chỉnh, triển khai và bảo trì.
Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ các hệ thống ERP được thiết kế riêng cho ngành của mình và ưu tiên các nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực này để đảm bảo tuân thủ và tránh các rủi ro về chi phí do vi phạm quy định.
Dịch vụ tư vấn và triển khai từ đối tác
Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách chọn lựa giải pháp cũng như vạch ra một lộ trình triển khai ERP phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp của mình. Đó là lý do tại sao những đối tác như A1 Consulting ra đời để hỗ trợ các bạn.
Các đối tác tư vấn và triển khai ERP như A1 Consulting là những người hiểu rõ về các điểm mạnh, điểm yếu của từng giải pháp và giải pháp nào phù hợp với quy mô, loại hình doanh nghiệp nào nên sẽ đảm bảo tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.
Tất nhiên, doanh nghiệp cũng sẽ tốn chi phí cho các dịch vụ này. Chi phí tư vấn triển khai ERP sẽ khác nhau tùy theo mức độ phức tạp của doanh nghiệp và quy trình cài đặt/triển khai của bạn.
Các dịch vụ mà các đối tác như A1 Consulting cung cấp như:
- Tư vấn đánh giá và lựa chọn phần mềm phù hợp
- Thiết kế quy trình kinh doanh và tích hợp vào hệ thống ERP mới
- Hỗ trợ cài đặt và cấu hình hệ thống
- Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang ERP mới
- Đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho nhân viên
Tất cả những dịch vụ này đều ảnh hưởng đến tổng chi phí triển khai ERP.
Các mô hình định giá ERP
Dưới đây là ba phương thức chính định giá phần mềm ERP mà doanh nghiệp có thể áp dụng để sở hữu hệ thống ERP:
Giấy phép vĩnh viễn (Perpetual licensing)
Giấy phép vĩnh viễn là mô hình bán phần mềm ERP phổ biến trong nhiều thập kỷ. Với hình thức này, doanh nghiệp trả một khoản phí duy nhất để mua phần mềm và sở hữu hoàn toàn, có quyền sử dụng vô thời hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng chịu trách nhiệm bảo trì phần mềm, bao gồm các bản nâng cấp và cập nhật.
Giấy phép vĩnh viễn phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn:
- Có đủ nguồn lực tài chính để đầu tư ban đầu.
- Muốn kiểm soát hoàn toàn phần mềm ERP.
Mặc dù chi phí ban đầu có thể cao, nhưng chi phí trên mỗi người dùng sẽ giảm dần khi doanh nghiệp phát triển.
Các giải pháp ERP đang áp dụng mô hình định giá này là Oracle E-Business Suite (phiên bản on-premise), SAP ERP (phiên bản cũ như ECC).
Giá dựa trên đăng ký (Subscription-Based pricing)
Giá dựa trên đăng ký là mô hình bán phần mềm ERP mới hơn. Doanh nghiệp trả phí hàng tháng hoặc hàng năm để sử dụng phần mềm. Khoản phí này thường bao gồm quyền truy cập phần mềm, bảo trì, nâng cấp và cập nhật.
Giá dựa trên đăng ký phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn:
- Không có đủ nguồn lực để đầu tư ban đầu.
- Muốn tránh chi phí đầu tư lớn ngay từ đầu.
- Muốn luôn được cập nhật các công nghệ mới nhất.
- Không muốn tự chịu trách nhiệm bảo trì phần mềm.
Với mô hình này, doanh nghiệp luôn được sử dụng các tính năng và bản nâng cấp mới nhất ngay khi chúng được phát hành.
Một số giải pháp ERP đang áp dụng mô hình giá dự trên đăng ký như: Odoo, Oracle NetSuite, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Giá dựa trên mức độ sử dụng (Usage-Based pricing)
Giá dựa trên mức độ sử dụng là mô hình đang ngày càng phổ biến. Doanh nghiệp trả phí dựa trên mức độ sử dụng phần mềm, thường tính theo số người dùng mỗi tháng. Số lượng người dùng càng nhiều, chi phí càng cao.
Giá dựa trên mức độ sử dụng phù hợp nếu doanh nghiệp của bạn:
- Có số lượng người dùng thay đổi theo thời gian.
- Có mùa cao điểm và thấp điểm rõ ràng.
- Muốn tránh trả tiền cho phần mềm không sử dụng đến.
Một giải pháp ERP khá nổi tiếng đang định giá dựa trên mức độ sử dụng này là là Acumatica, Infor CloudSuite.
Các chi phí ẩn cần quan tâm khi triển khai ERP
Một yếu tố mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khi triển khai hệ thống ERP là các chi phí ẩn và chi phí bổ sung. Dưới đây là một số yếu tố cần lưu ý:
Phần cứng và hạ tầng
Một trong những khía cạnh thường bị bỏ qua khi triển khai ERP là nhu cầu về phần cứng và hạ tầng phù hợp. Trong khi doanh nghiệp có thể tập trung vào chi phí phần mềm và giấy phép, bạn cũng cần cân nhắc khoản đầu tư cần thiết vào phần cứng để hỗ trợ hệ thống ERP. Điều này bao gồm máy chủ, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng, thiết bị di động và các thành phần hạ tầng khác.
Đảm bảo rằng hạ tầng hiện tại có khả năng xử lý khối lượng công việc tăng lên khi triển khai ERP là rất quan trọng. Trong một số trường hợp, có thể cần nâng cấp hoặc thay thế để đảm bảo hiệu suất tối ưu. Nếu không đánh giá và xử lý đúng yêu cầu về phần cứng và hạ tầng có thể dẫn đến chi phí phát sinh không lường trước và giảm hiệu quả hệ thống trong tương lai.
Di chuyển dữ liệu
Để triển khai thành công hệ thống ERP, cần phải chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ hoặc bảng tính sang hệ thống mới. Quá trình di chuyển dữ liệu phức tạp và tốn thời gian, thường bao gồm việc làm sạch, mapping và chuyển đổi dữ liệu để phù hợp với cấu trúc mới. Quá trình này đòi hỏi nguồn lực có kỹ năng và kế hoạch cẩn thận.
Việc phân bổ đủ thời gian và nguồn lực cho di chuyển dữ liệu là rất quan trọng. Bất kỳ lỗi hoặc sự không nhất quán nào trong dữ liệu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chức năng của hệ thống và khả năng vận hành trơn tru của doanh nghiệp. Bạn cũng nên tính đến chi phí xác thực dữ liệu và khả năng cần sử dụng các công cụ hoặc dịch vụ làm sạch dữ liệu để đảm bảo độ chính xác.
Đào tạo và tiếp nhận người dùng mới
Một hệ thống tiên tiến mới sẽ không mang lại hiệu quả nếu người dùng không thể sử dụng hiệu quả. Việc triển khai hệ thống mới yêu cầu người dùng học các quy trình và luồng công việc mới, điều này có thể gây khó khăn. Thiếu chương trình đào tạo bài bản và chiến lược tiếp nhận người dùng có thể dẫn đến việc sử dụng hệ thống thấp, giảm năng suất và tăng sự khó chịu trong nội bộ.
Đầu tư vào các chương trình đào tạo toàn diện là rất cần thiết để đảm bảo người dùng có đủ kỹ năng và kiến thức để sử dụng hệ thống ERP hiệu quả. Điều này bao gồm các buổi đào tạo, tài liệu hướng dẫn, tài nguyên trực tuyến và hỗ trợ liên tục. Ngoài ra, nên áp dụng các chiến lược quản lý thay đổi để thúc đẩy việc tiếp nhận hệ thống và giảm thiểu sự kháng cự từ người dùng.
Tích hợp ứng dụng bên thứ ba
Hệ thống ERP thường cần tích hợp với nhiều ứng dụng bên thứ ba để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể. Những tích hợp này có thể bao gồm kết nối với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hiện có hoặc tích hợp với hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM) của nhà cung cấp.
Tuy nhiên, việc tích hợp này có thể phức tạp và yêu cầu đầu tư thêm về thời gian, công sức và nguồn lực. Do đó, bạn cần đánh giá kỹ nhu cầu tích hợp bên thứ ba và cân nhắc các chi phí liên quan, bao gồm chi phí cho công cụ tích hợp, nguồn lực phát triển và chi phí bảo trì liên tục. Quan trọng hơn, cần đánh giá khả năng tương thích và khả năng mở rộng của hệ thống ERP với các ứng dụng bên thứ ba để đảm bảo tích hợp liền mạch, hỗ trợ hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Bảo trì và nâng cấp
Hệ thống ERP (trừ các mô hình đám mây dựa trên đăng ký) yêu cầu bảo trì liên tục và nâng cấp định kỳ để đảm bảo hiệu suất và chức năng tối ưu. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường đánh giá thấp chi phí và công sức cần thiết để duy trì và nâng cấp hệ thống ERP. Các hoạt động này có thể bao gồm cài đặt bản vá lỗi, khắc phục sự cố hệ thống, nâng cấp phần cứng và cập nhật các phiên bản phần mềm mới nhất.
Vì vậy, khi lập kế hoạch triển khai ERP, cần tính đến chi phí bảo trì và nâng cấp liên tục. Điều này bao gồm ngân sách cho đội ngũ CNTT, công cụ giám sát hệ thống và dịch vụ tư vấn nếu cần thiết.
Những quan niệm sai lầm về chi phí triển khai ERP
Giá phần mềm ERP là đắt đỏ
Mặc dù chi phí triển khai ERP là một khoản đầu tư lớn, nhưng về lâu dài, phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy tăng trưởng. Điều quan trọng là cần đánh giá kỹ lưỡng tiềm năng hoàn vốn (ROI) khi đầu tư vào ERP.
Tất cả hệ thống ERP đều có mức giá tương tự
Điều này không còn đúng! Với sự xuất hiện của nhiều hệ thống ERP mới trong 10 năm qua, giá ERP đã trở nên cạnh tranh hơn và có sự chênh lệch đáng kể dựa trên tính năng, chức năng và nhà cung cấp. Do đó, hãy khảo sát nhiều giải pháp từ các nhà cung cấp khác nhau để so sánh và chọn lựa phương án phù hợp nhất.
ERP chỉ tốn chi phí triển khai khi mua ban đầu
Không hẳn vậy. Nhiều nhà cung cấp ERP hiện nay áp dụng mô hình đăng ký định kỳ với chi phí duy trì và hỗ trợ liên tục. Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần tính toán Tổng Chi Phí Sở Hữu (TCO) trong suốt vòng đời hệ thống — từ triển khai đến bảo trì lâu dài. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ toàn bộ chi phí trước khi đưa ra quyết định.
ERP đắt tiền thì sẽ tốt hơn
Trên thực tế, một số hệ thống ERP có chi phí triển khai cao nhưng lại bị giới hạn tính năng hoặc yêu cầu các tùy chỉnh phức tạp và tốn kém. Trong khi đó, các hệ thống có mức giá hợp lý hơn có thể cung cấp những tính năng tiên tiến và linh hoạt hơn. Vì vậy, bạn nên đánh giá nhiều giải pháp khác nhau, từ các thương hiệu nổi tiếng đến những hệ thống mới nổi. Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp trước, sau đó so sánh ít nhất 8-10 hệ thống ERP (từ các nhà cung cấp khác nhau, nếu có thể) để tìm ra phương án có giá trị tốt nhất.
Giá ERP là cố định, không thể thương lượng
Không hoàn toàn đúng. Một số nhà cung cấp ERP sẵn sàng thương lượng và cung cấp các gói định giá linh hoạt theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Đừng ngại hỏi về các tùy chọn giá và sẵn sàng đàm phán để có được mức giá tốt nhất.
Cách chọn giải pháp ERP phù hợp với ngân sách
Đầu tiên cần định rõ nhu cầu của doanh nghiệp và các vấn đề mà hệ thống ERP cần giải quyết. Khi đã xác định được những tính năng cần thiết, bạn có thể bắt đầu đánh giá các hệ thống phù hợp và thu hẹp lựa chọn theo ngân sách của mình. Việc nghiên cứu các nhà cung cấp, sản phẩm, mức giá và dịch vụ hỗ trợ khách hàng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác hơn. Tuy nhiên, đánh giá chi phí triển khai ERP chi tiết và chính xác nhất sẽ chỉ có được sau khi bạn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để thảo luận kỹ lưỡng về dự án.
Khi trao đổi với đơn vị cung cấp, đừng quên tính đến các chi phí dài hạn liên quan đến hệ thống ERP như phí bảo trì, nâng cấp, đào tạo nhân viên và dịch vụ tư vấn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng hệ thống ERP bạn chọn có khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp trong ít nhất 5 năm tới mà không bị lỗi thời.
Với sự nghiên cứu kỹ lưỡng và cân nhắc cẩn thận, bạn có thể tìm được giải pháp ERP phù hợp với ngân sách và bắt đầu thảo luận sâu hơn với các nhà cung cấp về giá phần mềm ERP.
Khi trao đổi với nhà cung cấp, bạn cần hỏi rõ nhưng thông tin sau:
- Hỏi nhà cung cấp về mức phí tối thiểu để triển khai, dựa trên quy mô nhân sự và doanh thu của doanh nghiệp bạn.
- Ước lượng số lượng người dùng và xác định các khu vực chức năng cần triển khai (ví dụ: các phòng ban trong doanh nghiệp). Dựa vào thông tin này, nhà cung cấp có thể đưa ra mức giá dao động phù hợp.
- Hỏi thêm về tỷ lệ chi phí dịch vụ so với phần mềm. Ví dụ, liệu bạn sẽ trả $1 cho dịch vụ cho mỗi $1 chi cho phần mềm, hay nhiều hơn/ít hơn? Một số nhà cung cấp có thể tính chi phí dịch vụ dựa trên phần trăm giá phần mềm ERP.
Việc có một ước tính sơ bộ sẽ giúp bạn dễ dàng sàng lọc các giải pháp phù hợp và tập trung vào những lựa chọn khả thi nhất.
Cách tối đa hóa lợi tức khi đầu tư hệ thống ERP
Để tối đa hóa lợi tức đầu tư từ hệ thống ERP mới, việc lên kế hoạch kỹ lưỡng và hiểu rõ quy trình triển khai là điều cần thiết. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp đảm bảo triển khai ERP thành công và tiết kiệm chi phí.
- Xác định tiêu chí thành công rõ ràng: Đặt ra các mục tiêu cụ thể cho dự án triển khai ERP và đảm bảo tất cả các bên liên quan đều đồng thuận. Điều này giúp dễ dàng đánh giá hiệu quả sau khi triển khai.
- Lựa chọn giải pháp phù hợp: Chọn hệ thống ERP đáp ứng tốt nhu cầu doanh nghiệp ngay từ đầu, hạn chế các yêu cầu tùy chỉnh phức tạp hoặc phải chỉnh sửa mã nguồn, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Lên kế hoạch chi tiết: Hiểu rõ toàn bộ các dịch vụ và chi phí liên quan đến dự án ERP. Lập ngân sách bao gồm cả những khoản chi phí phát sinh như bảo trì, nâng cấp và đào tạo.
- Đầu tư vào đào tạo nhân viên: Việc triển khai ERP có thể phức tạp, vì vậy hãy đảm bảo đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản để rút ngắn thời gian triển khai và tăng hiệu quả sử dụng hệ thống.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ: Thường xuyên theo dõi tiến độ triển khai ERP để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh. Việc này giúp dự án đi đúng hướng và tránh các chi phí triển khai ERP không cần thiết.
- Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai uy tín: Việc chọn đúng đối tác tư vấn và triển khai ERP đóng vai trò quan trọng trong thành công của dự án. Một đối tác có phương pháp triển khai thành công sẽ giúp bạn xây dựng lộ trình triển khai tối ưu, đảm bảo chất lượng và tiến độ.
>>> Cách tính ROI trong triển khai và chuyển đổi hệ thống ERP
Kết luận
Việc ước tính chi phí triển khai ERP đòi hỏi phải xem xét kỹ lưỡng nhiều yếu tố.Những yếu tố này bao gồm quy mô doanh nghiệp, nhu cầu tùy chỉnh, phương thức triển khai và các yêu cầu đặc thù theo ngành. Bằng cách hiểu rõ các mô hình định giá, chi phí ẩn và các yếu tố đặc thù ngành, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định sáng suốt và lập ngân sách hiệu quả cho quá trình triển khai ERP.
Điều quan trọng là cần tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng, tham khảo ý kiến từ các nhà cung cấp và đánh giá nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để đưa ra ước tính chi phí triển khai ERPchính xác. Hãy nhớ rằng, phần mềm ERP là một khoản đầu tư quan trọng giúp nâng cao hiệu suất vận hành và thúc đẩy tăng trưởng doanh nghiệp — nếu được triển khai chiến lược và trong khuôn khổ ngân sách.
Nếu bạn vẫn đang lúng túng trong việc lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với ngân sách của mình, liên hệ ngay với A1 Consulting, chúng tôi sẽ đưa cho bạn lời khuyên mà bạn cần.
