Theo thống kê gần đây từ LinkedIn, hơn 70% doanh nghiệp đã sử dụng ERP nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, giữa vô số giải pháp ERP trên thị trường, việc tìm ra lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn có thể là một thách thức không nhỏ.
Trong bài viết này, hãy cùng A1 Consulting phân tích sự khác biệt giữa ERP trên nền tảng đám mây (Cloud ERP) và ERP truyền thống, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ làm rõ những ưu, nhược điểm của từng loại hệ thống, các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn và cung cấp những gợi ý hữu ích để bạn đưa ra quyết định tối ưu nhất cho tổ chức của mình.
ERP là gì?
Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) giúp bạn quản lý và kết nối các hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, như tài chính, nhân sự, quản lý kho, chuỗi cung ứng, quan hệ khách hàng (CRM) và nhiều lĩnh vực khác.
Sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ có một nền tảng tập trung để tự động hóa và đơn giản hóa các công việc hàng ngày. Điều này giúp mọi hoạt động trở nên nhanh chóng, chính xác hơn, tiết kiệm chi phí và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty.
ERP truyền thống là gì?
ERP truyền thống được cài đặt trực tiếp trên máy chủ và hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) của doanh nghiệp. Hệ thống này có hai dạng triển khai chính:
- ERP tại chỗ (On-premise ERP): Được cài đặt và vận hành trên máy chủ và hệ thống CNTT của doanh nghiệp.
- ERP lưu trữ (Hosted ERP): Được cài đặt trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp truy cập thông qua Internet.
Cả hai loại này đều được gọi là ERP truyền thống vì cần cài đặt và cấu hình tại chỗ.
Hệ thống ERP truyền thống thường yêu cầu đầu tư lớn vào phần cứng, nhân sự CNTT và chi phí bảo trì. Doanh nghiệp có thể tự quản lý hoặc thuê nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài hỗ trợ. Hệ thống này cho phép tùy chỉnh cao và kiểm soát tốt, nhưng thường mất nhiều thời gian và chi phí để triển khai, duy trì.
Một số hệ thống ERP truyền thống phổ biến bao gồm SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX và Infor. Những hệ thống này được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn lớn trong các ngành như sản xuất, y tế và tài chính.
Cloud ERP là gì?
Cloud ERP (ERP dựa trên đám mây), còn được gọi là ERP theo mô hình dịch vụ (SaaS - Software-as-a-Service), là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được triển khai hoàn toàn trên đám mây.
Khác với ERP truyền thống, vốn yêu cầu cài đặt phần cứng và phần mềm tại chỗ, Cloud ERP được lưu trữ hoàn toàn trên đám mây và có thể truy cập từ bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Một số hệ thống Cloud ERP phổ biến trên thế giới có thể kể đến như là Oracle Netsuite, SAP Business ByDesign, Odoo ERP, Acumatica Cloud ERP,...
So sánh lợi ích và nhược điểm của ERP truyền thống và Cloud ERP
Khi các doanh nghiệp phát triển và mở rộng, họ thường có xu hướng triển khai hệ thống Quản lý Tài nguyên Doanh nghiệp (ERP) để quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi. Cả hai loại hệ thống ERP đều có ưu điểm và nhược điểm, vì vậy việc xem xét kỹ lưỡng chúng trước khi lựa chọn hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp là rất quan trọng.
Lợi ích của ERP truyền thống
- Bảo mật dữ liệu cao hơn: ERP truyền thống bảo vệ dữ liệu tốt hơn vì nó lưu trữ trên các máy chủ của công ty, thay vì ở trên đám mây.
- Chi phí lâu dài tiết kiệm hơn: Dù chi phí ban đầu của ERP truyền thống cao hơn, nhưng về lâu dài, nó có thể tiết kiệm hơn vì không có phí dịch vụ hàng tháng như ERP đám mây.
- Ít phụ thuộc vào internet: ERP truyền thống có thể hoạt động mà không cần kết nối internet, điều này giúp hệ thống ổn định hơn trong trường hợp mất mạng.
Nhược điểm của ERP truyền thống
- Chi phí đầu tư ban đầu cao: Công ty phải chi một khoản lớn để mua và cài đặt phần mềm, phần cứng và thuê nhân viên công nghệ thông tin để duy trì hệ thống.
- Chi phí mở rộng cao: Khi công ty phát triển, hệ thống ERP truyền thống cần nâng cấp và mở rộng, điều này tốn kém và đòi hỏi nhiều tài nguyên.
- Khó truy cập từ xa: Vì hệ thống ERP truyền thống chỉ chạy trên máy chủ của công ty, nhân viên không thể truy cập từ xa nếu không có kết nối mạng nội bộ.
Lợi ích của Cloud ERP
- Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Doanh nghiệp không phải mua máy chủ hay phần cứng, mà chỉ cần trả phí thuê bao hàng tháng để sử dụng phần mềm.
- Dữ liệu thời gian thực: ERP đám mây cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi miễn là có kết nối internet.
- Dễ dàng tùy chỉnh: ERP đám mây rất linh hoạt và dễ thay đổi để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Các bản cập nhật và nâng cấp cũng được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.
- Không giới hạn dung lượng lưu trữ: Công ty không phải lo lắng về dung lượng lưu trữ vì hệ thống được quản lý trên đám mây.
- Thiết lập đơn giản: Chỉ cần đăng ký và thực hiện một số cấu hình đơn giản, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu sử dụng ERP đám mây.
Nhược điểm của ERP đám mây
- Phụ thuộc vào internet: Hệ thống ERP đám mây cần có kết nối internet, nếu internet bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng đến việc truy cập và sử dụng hệ thống.
- Rủi ro bảo mật: Vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, ERP đám mây có thể đối mặt với nguy cơ bị tấn công từ internet. Tuy nhiên, các nhà cung cấp đám mây thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ.
- Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Doanh nghiệp phải hoàn toàn tin tưởng vào nhà cung cấp dịch vụ đám mây. Nếu nhà cung cấp gặp sự cố, có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Cloud ERP vs ERP truyền thống: Lựa chọn nào tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn?
Quyết định chọn lựa mô hình ERP nào sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như tài chính, đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, tốc độ triển khai, khả năng mở rộng và các tùy chọn nâng cấp, tùy chỉnh,
ERP truyền thống phù hợp cho các công ty khi:
- Cần mức độ tùy chỉnh và kiểm soát cao: Các công ty yêu cầu khả năng tùy chỉnh và kiểm soát mạnh mẽ đối với giải pháp ERP của mình.
- Các doanh nghiệp vừa và lớn với bộ phận IT chuyên dụng: Các doanh nghiệp này có cơ sở hạ tầng vững mạnh và có thể chi trả cho việc mua sắm và duy trì hệ thống ERP.
- Công ty xử lý dữ liệu nhạy cảm: Các công ty làm việc với dữ liệu tài chính, thông tin chính phủ hoặc y tế, cần đảm bảo bảo mật cao và tuân thủ các quy định trong ngành.
- Doanh nghiệp ở vùng xa hoặc khu vực nông thôn: Các doanh nghiệp này có thể thấy việc sử dụng hệ thống ERP truyền thống mà không cần kết nối internet là hợp lý hơn, vì kết nối internet ở những khu vực này thường hạn chế.
Tuy nhiên, theo một báo cáo từ Softwarepath, gần 97% các công ty đang cân nhắc triển khai giải pháp ERP đám mây, điều này cho thấy ERP đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến.
ERP đám mây là lựa chọn phù hợp cho các công ty:
- Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ với ngân sách IT hạn chế: Các công ty này không có đủ nguồn lực để mua và duy trì phần cứng, phần mềm của riêng mình. Hơn nữa, các nhà cung cấp ERP đám mây thường cung cấp các gói giá linh hoạt, cho phép công ty điều chỉnh việc sử dụng theo nhu cầu.
- Doanh nghiệp làm việc từ xa: Các công ty này có thể truy cập hệ thống ERP từ mọi nơi, tạo điều kiện cho các nhân viên làm việc hiệu quả dù ở bất kỳ vị trí nào.
- Công ty cần truy cập dữ liệu thời gian thực 24/7: Các công ty này cần khả năng truy cập vào dữ liệu mọi lúc, từ đó nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng một dữ liệu từ các địa điểm khác nhau.
- Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng nhanh chóng: Các công ty này không phải lo lắng về việc đầu tư vào phần cứng hoặc phần mềm bổ sung khi có sự tăng trưởng nhanh hoặc nhu cầu thay đổi theo mùa.
- Doanh nghiệp muốn cập nhật công nghệ mới nhất: Các hệ thống ERP đám mây thường được tự động cập nhật, giúp các doanh nghiệp luôn có quyền truy cập vào các tính năng và bản cập nhật bảo mật mới nhất.
Kết luận
Nhìn chung, các doanh nghiệp mỗi doanh mục nghiệp đều có các mục tiêu khác nhau khi triển khai hệ thống ERP như: tối ưu hóa quy trình, giảm chi phí, tăng độ chính xác và khả năng kiểm soát dữ liệu, hỗ trợ quyết định tốt hơn hoặc cải thiện dịch vụ khách hàng.
Không có giải pháp nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Mỗi mô hình triển khai đều có những ưu và nhược điểm riêng và quyết định cuối cùng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp có ngân sách và nguồn lực IT hạn chế nhưng cần tính linh hoạt và khả năng mở rộng có thể tìm thấy ERP đám mây là lựa chọn tốt hơn. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn với các hoạt động phức tạp và yêu cầu kiểm soát hoàn toàn hệ thống ERP có thể sẽ ưu tiên ERP truyền thống