Nhiều doanh nghiệp lo ngại về khi triển khai ERP không phải vì nghi ngờ lợi ích mà phần lớn vì khả năng thất bại của dự án. Sự lo lắng này xuất phát từ việc chứng kiến các dự án ERP thất bại của các tập đoàn lớn dẫn đến việc tiêu tốn lớn nguồn lực của doanh nghiệp.
Vậy đâu là những nguyên nhân chính khiến một dự án ERP thất bại? Dưới đây là 15 nguyên nhân khiến dự án triển khai ERP không đạt được như kỳ vọng đặt ra do A1 Consulting nghiên cứu và tổng hợp:
Dự án không phải là ưu tiên hàng đầu
Khi thay thế hệ thống cũ bằng một hệ thống ERP mới nhưng dự án không được xem là ưu tiên hàng đầu của tổ chức, rất có thể dự án sẽ thất bại. Khi người dùng coi dự án là không quan trọng, cả nhân viên lẫn quản lý sẽ không cam kết và không đầu tư đủ thời gian cũng như nguồn lực cần thiết để đảm bảo thành công.
"Lý do lớn nhất khiến các dự án triển khai ERP thất bại là vì các công ty không hiểu rõ nhu cầu kinh doanh của mình và cách phần mềm có thể đáp ứng những nhu cầu đó." - Forbes
Việc đặt kỳ vọng quá cao vào hệ thống ERP mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng không đảm bảo thành công. Để tránh thất bại, công ty cần:
- Doanh nghiệp của bạn phải đảm bảo đủ nguồn tài chính hoặc phân bổ hợp lý nguồn lực cho chi phí dự án, đồng thời thể hiện rằng đây là một ưu tiên hàng đầu.
- Nhân viên cần nhận thức rõ tác động của dự án và cách nó ảnh hưởng đến tương lai của công ty.
- Nhân viên phải đầu tư thời gian và công sức để hiểu rõ các yêu cầu hệ thống và cách hệ thống sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức
Chỉ xem dự án triển khai ERP như một dự án CNTT
Nhiều doanh nghiệp thất bại khi triển khai ERP vì nghĩ rằng đây chỉ là dự án của bộ phận IT. Trên thực tế, ERP ảnh hưởng đến toàn bộ công ty, không chỉ riêng IT. Bộ phận IT có thể chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật, nhưng để thành công, tất cả các phòng ban phải phối hợp chặt chẽ với nhau.
Nếu chỉ tập trung vào công nghệ mà không chú trọng đến con người và quy trình công việc, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc áp dụng hệ thống mới. ERP không chỉ là phần mềm, nó là một sự thay đổi lớn trong cách doanh nghiệp vận hành. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự đồng lòng từ đầu, dự án dễ thất bại.
"Sai lầm lớn nhất của doanh nghiệp khi triển khai ERP là xem nó như một dự án CNTT. ERP là một sự chuyển đổi kinh doanh và doanh nghiệp cần phải dẫn dắt quá trình này. Điều đó có nghĩa là phải có một tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn muốn đạt được với ERP và đảm bảo tất cả các bên liên quan đồng lòng ngay từ đầu." - Forbes
Thiếu sự hỗ trợ nội bộ khiến triển khai ERP thất bại
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc lãnh đạo cấp cao phê duyệt dự án mà quên mất rằng nhân viên mới là những người trực tiếp sử dụng hệ thống ERP. Nếu nhân viên không thực sự cam kết với quá trình triển khai hoặc không được đào tạo đầy đủ, họ sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống mới.
Ngoài ra, sự phản đối nội bộ từ nhân viên có thể gây ra chậm trễ, hiểu lầm và những sai sót tốn kém, dẫn đến việc triển khai ERP thất bại. Khi thiếu sự hỗ trợ và đồng thuận từ bên trong, tinh thần làm việc của nhân viên bị ảnh hưởng, đồng thời làm gia tăng nguy cơ sai sót trong giai đoạn chuyển đổi.
Khi không bao gồm các bên liên quan quan trọng trong kế hoạch triển khai, dự án sẽ gặp nguy hiểm và chi phí thất bại có thể tăng lên.
Việc loại trừ những người quan trọng sẽ dẫn đến:
- Kiến thức không được chuyển giao đầy đủ
- Thiếu sự cam kết từ các bên liên quan
- Yêu cầu dự án không đầy đủ
- Kỳ vọng về dự án không thực tế
- Kháng cự thay đổi
Dự án triển khai quá nhanh
Do áp lực về thời gian và yêu cầu từ các bên liên quan, nhiều doanh nghiệp cố gắng đẩy nhanh tiến độ triển khai ERP mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều này dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng như:
- Kiểm thử hệ thống không đầy đủ
- Nhân viên không được đào tạo bài bản
- Dữ liệu chuyển đổi không hoàn chỉnh
Hậu quả là hệ thống dễ gặp lỗi, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh và làm giảm hiệu quả của ERP. Một dự án ERP muốn thành công cần có kế hoạch rõ ràng và thời gian triển khai hợp lý, thay vì chỉ chạy theo tiến độ gấp gáp.
>>> Tìm hiểu các phương pháp triển khai ERP thành công
Không đánh giá chính xác hiện trạng
Một trong những sai lầm lớn khiến triển khai ERP thất bại là không đánh giá kỹ lưỡng hệ thống hiện tại. Nếu doanh nghiệp không xác định rõ quy trình, dữ liệu và hệ thống đang sử dụng, việc xây dựng hệ thống mới có thể gặp nhiều sai sót. Ngoài ra, nếu không phân tích các yếu tố quan trọng như hạn chế chuỗi cung ứng, nhu cầu nội bộ và yêu cầu của người dùng, việc triển khai ERP có thể không đáp ứng đúng mục tiêu.
Đánh giá hiện trạng bao gồm việc kiểm tra dữ liệu, đo lường hiệu suất và xem xét tính phù hợp của hệ thống hiện tại. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp sẽ thiếu kế hoạch chi tiết, dẫn đến thiết kế hệ thống không hiệu quả, dễ phát sinh chi phí ngoài dự kiến và gặp khó khăn trong quá trình vận hành.
Thiếu nghiên cứu và đào tạo khiến triển khai ERP thất bại
Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp thời gian, nguồn lực và kiến thức cần thiết để triển khai ERP. Nếu không nghiên cứu kỹ về nhà cung cấp ERP và đối tác triển khai, doanh nghiệp có thể chọn nhầm giải pháp không phù hợp.
Việc đào tạo cũng cực kỳ quan trọng, vì:
- Nếu nhân viên không hiểu hệ thống, họ dễ mắc lỗi, ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu
- Nếu không được hướng dẫn đầy đủ, nhân viên sẽ cảm thấy khó sử dụng, dẫn đến sai sót, giảm hiệu suất và phản đối thay đổi
Xác định yêu cầu của khách hàng không đầy đủ
Nếu quá trình thu thập yêu cầu không được thực hiện kỹ lưỡng hoặc không làm đúng, việc triển khai hệ thống ERP mới sẽ không đáp ứng được đúng nhu cầu của tổ chức. Điều này có thể dẫn đến trì hoãn, tăng chi phí thực tế và cuối cùng là làm gián đoạn toàn bộ dự án.
Ngoài ra, việc thu thập yêu cầu không đầy đủ sẽ gây ra sự nhầm lẫn và hiểu lầm giữa các nhóm làm việc khác nhau trong dự án, ảnh hưởng đến các giai đoạn kiểm tra và hỗ trợ cần thiết để triển khai thành công.
“Nhiều doanh nghiệp chọn ERP rồi cố gắng điều chỉnh quy trình kinh doanh của mình để phù hợp. Điều đúng là họ cần hiểu rõ doanh nghiệp mình và khớp nhu cầu đó với các hệ thống ERP có sẵn để tìm ra hệ thống phù hợp nhất với mô hình kinh doanh, với ít sự tùy chỉnh nhất.” – Forbes
Khách hàng yêu cầu không đầy đủ, không chính xác
Yêu cầu không chính xác hoặc không đầy đủ có thể xảy ra khi việc thu thập yêu cầu bị vội vàng hoặc không có sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan quan trọng. Kết quả là phạm vi dự án không được xác định rõ ràng, tài nguyên không đầy đủ và phần mềm ERP không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Đây là tất cả các yếu tố dẫn đến triển khai ERP thất bại.
Khi yêu cầu không được xác định rõ ràng, có thể dẫn đến:
- Sự thất vọng và kháng cự từ người dùng
- Khó khăn trong việc tạo dựng sự chấp nhận của hệ thống trong tổ chức
- Các thách thức trong việc tùy chỉnh phần mềm, có thể tốn kém và mất thời gian
Lựa chọn sai phầm mềm
Các chuyên gia cho rằng 40% doanh nghiệp hối tiếc về việc mua phần mềm vì nó không phù hợp với quy trình kinh doanh hoặc không thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu của họ.
Bạn có thể chọn phần mềm không đáp ứng đúng nhu cầu của công ty, dẫn đến hệ thống khó sử dụng và không mang lại lợi ích như mong đợi. Phần mềm cũng có thể thiếu các tính năng quan trọng hoặc gặp sự cố tương thích với các hệ thống khác mà công ty bạn đang sử dụng.
Các yếu tố góp phần vào việc lựa chọn phần mềm sai lầm bao gồm:
- Giao tiếp kém giữa đội ngũ IT và các bộ phận kinh doanh
- Nhà cung cấp ERP không đáng tin cậy hoặc nhà cung cấp phần mềm không cung cấp hỗ trợ đầy đủ
- Phần mềm yêu cầu quá nhiều tùy chỉnh
- Kế hoạch triển khai kém, nghiên cứu và kiểm tra phần mềm không đầy đủ, và thiếu đào tạo cho người dùng
>>> Top 10 giải pháp Cloud ERP tốt nhất năm 2025
Không quan tâm đến trải nghiệm người dùng
Khi không chú ý đến giao diện người dùng trong quá trình triển khai ERP, hệ thống có thể bị sử dụng không hiệu quả và chi phí triển khai sẽ tăng lên. Trong quá trình triển khai, các nhà phát triển và quản lý thường tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của tổ chức, bỏ qua nhu cầu và kỳ vọng của người dùng cuối, khiến họ gặp phải sự lộn xộn và bối rối.
Khi không chú trọng đến người dùng, sẽ xảy ra các hậu quả như:
- Tỷ lệ người dùng chấp nhận thấp
- Mức độ hài lòng với hệ thống mới thấp
- Nhân viên gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống mới
- Frustration (thất vọng) và công việc kém hiệu quả
- Kháng cự với sự thay đổi
Xem nhẹ quản lý thay đổi
Một số dự án triển khai ERP thất bại do không chú trọng đúng mức đến quản lý thay đổi. Trong số tất cả các lỗi có thể xảy ra, quản lý thay đổi thực hiện kém là nguyên nhân dễ tránh nhất dẫn đến triển khai ERP thất bại.
Nhiều tổ chức mắc sai lầm khi chỉ tập trung quá nhiều vào các vấn đề công nghệ mà không chú trọng đủ đến những người tham gia vào quá trình này. Giống như bất kỳ sự thay đổi tổ chức nào, triển khai ERP thành công cần có một chiến lược quản lý thay đổi toàn diện, giải quyết những lo lắng, sợ hãi và sự kháng cự mà nhân viên có thể gặp phải.
Việc thiếu nhận thức và đào tạo là một trở ngại lớn trong việc chấp nhận quy trình và thủ tục mới, dẫn đến kháng cự và thiếu sự chấp nhận. Đặc biệt, các vai trò, trách nhiệm và quy trình công việc không được xác định rõ ràng gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng, tạo ra môi trường làm việc không hiệu quả.
Không tập trung vào các vấn đề kỹ thuật quan trọng
Triển khai ERP thất bại có thể do thiếu sự tập trung vào các vấn đề kỹ thuật quan trọng. Việc tập trung vào làm sạch/dữ liệu chuyển đổi, tích hợp và báo cáo ngay từ ngày đầu tiên của dự án là rất quan trọng.
Nhiều dự án không chú trọng đến những điều này cho đến khi quá muộn. Việc bỏ qua hoặc đánh giá thấp các vấn đề này có thể dẫn đến các vấn đề lớn trong hoặc sau khi triển khai. Một số vấn đề quan trọng bao gồm làm sạch và di chuyển dữ liệu, tích hợp hệ thống, tùy chỉnh, kiểm tra và đào tạo.
Các hậu quả của việc thiếu tập trung vào các khu vực kỹ thuật quan trọng:
- Việc di chuyển dữ liệu không chính xác dẫn đến mất mát và sai sót trong dữ liệu
- Tích hợp hệ thống kém dẫn đến các hệ thống không tương thích hoặc thiếu đồng bộ dữ liệu thời gian thực, dẫn đến mất doanh thu, mất uy tín thị trường và thậm chí giảm giá cổ phiếu
- Tùy chỉnh không đầy đủ làm giảm khả năng sử dụng và chấp nhận hệ thống của nhân viên
- Kiểm tra không đầy đủ dẫn đến lỗi hệ thống và sự thất vọng của người dùng
- Đào tạo không đủ dẫn đến tỷ lệ chấp nhận thấp và mức độ hài lòng của người dùng thấp
Tùy chỉnh ERP quá mức
Quá nhiều tùy chỉnh có thể làm hệ thống ERP trở nên phức tạp, gây sự cố trong và sau khi triển khai. Đây thường là dấu hiệu của việc doanh nghiệp không muốn thay đổi quy trình hiện có.
Khi doanh nghiệp ưu tiên thói quen làm việc hơn chức năng phần mềm, họ dễ mắc sai lầm trong việc tùy chỉnh quá mức, dẫn đến chi phí cao và bỏ lỡ lợi ích lớn nhất của ERP: Tối ưu hóa quy trình.
Thay vì tùy chỉnh quá nhiều, hãy tập trung đơn giản hóa và tận dụng ERP để tiết kiệm thời gian, nguồn lực hiệu quả hơn. ERP không chỉ số hóa công việc mà còn giúp cải thiện quy trình kinh doanh. Hãy tìm giải pháp thông minh thay vì điều chỉnh quá mức.
Giao tiếp không hiệu quả
Một hệ thống ERP mới phải được định vị đúng đắn như một khoản đầu tư cải thiện năng suất giúp công ty bạn cạnh tranh, có lợi nhuận và thành công. Cần phải thông báo rõ ràng trong toàn tổ chức rằng dự án ERP quan trọng như một nhà máy mới hoặc một dòng sản phẩm mới.
Giao tiếp không đầy đủ giữa các bên liên quan có thể dẫn đến sự hiểu lầm, giải thích sai và thiếu sự thống nhất, làm giảm sự hỗ trợ dự án và tỷ lệ chấp nhận của người dùng. Việc thiếu thông tin rõ ràng, kịp thời và phù hợp về các mục tiêu dự án, thời gian và vai trò trách nhiệm có thể gây ra sự nhầm lẫn và làm chậm tiến độ.
Hơn nữa, giao tiếp kém thường dẫn đến sự kháng cự với sự thay đổi, cản trở nghiêm trọng quá trình triển khai ERP. Giao tiếp không đầy đủ cũng làm tăng rủi ro mở rộng phạm vi công việc, vượt ngân sách và phân bổ nguồn lực không hợp lý.
Kế hoạch triển khai kém
Kế hoạch triển khai ERP là rất quan trọng, và việc có một kế hoạch rõ ràng cùng sự tham gia của các nhà quản lý cao cấp là yếu tố quyết định sự thành công. Nhiều công ty không đánh giá đúng mức độ phức tạp và tài nguyên cần thiết cho việc triển khai ERP.
Kế hoạch triển khai kém xảy ra khi công ty bạn:
- Không đầu tư đủ thời gian và tài nguyên vào việc lập kế hoạch triển khai phần mềm ERP mới
- Mắc sai lầm khi đánh giá thấp sự phức tạp của quá trình triển khai phần mềm ERP
- Không đào tạo đầy đủ cho nhân viên hoặc phân bổ tài nguyên thích hợp để đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ
- Không có sự hiểu biết rõ ràng về cách hệ thống ERP phù hợp với các hệ thống và quy trình kinh doanh cũ Các vấn đề khác phát sinh do kế hoạch triển khai kém bao gồm sự thiếu giao tiếp giữa các bên liên quan, di chuyển dữ liệu sai và kiểm tra không đầy đủ trước khi đưa phần mềm ERP vào hoạt động.
Kết luận
Triển khai ERP là một dự án trọng điểm đối với mọi doanh nghiệp không chỉ vì lợi ích mà nó đem lại mà còn vì nó sẽ tiêu tốn rất nhiều nguồn lực từ tài chính, nhân sự đến thời gian. Tuy nhiên không phải dự án triển khai ERP nào cũng đi đến cái đích là go-live thành không. Không ít dự án triển khai ERP không đạt được mục tiêu kinh doanh đã đề ra ban đầu. Các dự án ERP có thể không đi vào hoạt động đúng hạn, dẫn đến lãng phí nguồn lực quý báu. Tuy nhiên, một trong những lý do phổ biến khiến việc triển khai ERP không thành công là do các lãnh đạo chủ chốt trong doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm về triển khai ERP và chưa chuẩn bị đầy đủ cho trách nhiệm lớn mà họ phải gánh vác.
>>> Chọn đối tác triển khai Odoo - Đưa ra quyết định đúng ngay lần đầu tiên
Nếu bạn muốn trao đổi với các chuyên gia về ERP và chuyển đổi số để hiểu rõ hơn về các thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt và cách chọn hệ thống ERP phù hợp, hãy liên hệ với A1 Consulting.
Là đối tác tư vấn triển khai Cloud ERP uy tín tại Việt Nam, A1 Consulting sẽ đưa ra những lời khuyên hữu ích và cùng bạn xây dựng một lộ trình chuyển đổi số phù hợp để đưa doanh nghiệp đến thành công.