Những khái niệm cơ bản cần nắm trong Odoo

1. Đối tác và Sổ địa chỉ (Partners & Contacts)

Khái niệm đối tác trong Odoo khá mở và phù hợp với thực tế, với một thông tin một cá nhân/tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên… nhập vào hệ thống Odoo sẽ mặc định đó là đối tác của bạn.

Để làm quen với giao diện Odoo, bạn sẽ bắt đầu làm việc với các thông tin về đối tác. Truy cập menu Bán hàng -> Bán hàng -> Khách hàng sẽ cho bạn danh sách các khách hàng.

Tìm kiếm Đối tác (Search Partner)

Trong giao diện danh sách khách hàng, bạn sẽ nhìn thấy một ô tìm kiếm nhanh với một bộ lọc được tích hợp sẵn. Mặc định bộ lọc này sẽ lọc ra tất cả những đối tác nào là khách hàng. Nếu bạn, không dùng bộ lọc này, bạn sẽ nhìn thấy toàn bộ danh sách đối tác trong hệ thống của bạn. Vì một số lý do đặc thù, danh sách này chỉ hiển thị một số đối tác, nếu bạn muốn xem thêm bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm hoặc kích vào nút “showmore” ở bên dưới cùng của danh sách.

Form Đối tác

Trong form đối tác, ngoài những thông tin cơ bản, Odoo còn có bao gồm các tab:

• Liên hệ
• Ghi chú nội bộ
• Bán hàng & Mua hàng
• Kế toán
• Lịch sử

Các trường trong một tab, không hẳn đã có cùng kiểu dữ liệu. Một vài trường (ví du như Tên) là kiểu văn bản, một vài trường (ví dụ như Ngôn ngữ) cho phép bạn chọn một giá trị từ một danh sách các lựa chọn, một vài trường tham chiếu tới các đối tượng khác (ví dụ như Liên hệ – vì một đối tác có thể có nhiều liên hệ), hoặc là một danh sách liên kết tới những đối tượng khác (như là Nhân viên bán hàng)

2. Sản phẩm (Products)

Trong Odoo/OpenERP Sản phẩm (Products) được sử dụng để định nghĩa một nguyên liệu thô, sản phẩm có thể lưu kho, sản phẩm có thể tiêu thụ hoặc một dịch vụ. Để quản lý Sản phẩm bạn truy cập menu Bán hàng -> Sản phẩm. Trong form Sản phẩm bạn sẽ nhìn thấy các thông tin miêu tả nó.

Các trường cần lưu ý:

• Loại sản phẩm
• Có thể tiêu thụ: Bạn có thể bán sản phẩm này mà không cần quan tâm đến số lượng trong kho.
• Có thể lưu trữ: Khi bạn bán sản phẩm này, hệ thống sẽ kiểm tra số lượng trong kho cũng như quy tắc tồn kho.
• Dịch vụ: Không áp dụng quản lý kho.
• Phương thức mua sắm (tab Mua sắm)
• Make to stock: Khi bạn bán sản phẩm này, Lệnh giao hàng sẽ được tạo và hệ thống sẽ xem xét số lượng sản phẩm để tiêu thụ
• Make to order: Khi bạn bán sản phẩm này, hệ thống sẽ tạo một Hợp đồng mua hàng dưới dạng bản nháp theo đúng số lượng mà bạn định bán, đồng thời nó cũng tạo sẵn một lệnh giao hàng.

Hai khái niệm Đối tác và Sản phẩm liên quan đến hầu hết toàn bộ dữ liệu và tương tác với những vận hành chính trong Odoo, vì vậy chúng tôi sẽ đề cập với bạn kỹ hơn trong loạt bài riêng biệt.

3. Bảng giá (Pricelist)

Bảng giá trong Odoo cực kỳ linh hoạt và nó cho phép bạn xây dựng chính sách quản lý giá hoàn chỉnh. Bảng giá dùng để xác định giá mua, giá bán, bao gồm các quy tắc đơn giản cho phép bạn xây dựng một bộ quy tắc cho các trường hợp phức tạp nhất: giảm giá nhiều lân, giá bán dựa trên giá mua, giảm giá theo đợt, khuyến mãi trên sản phẩm mới,…hoàn toàn phù hợp với thực tế kinh doanh của bạn.

Có 2 loại bảng giá:

• Bảng giá mua hàng (Purchase Pricelist): sử dụng trường Giá vốn trong tab Mua sắm để làm cơ sở tính toán
• Bảng giá công bố (Public Pricelist): sử dụng trường Giá bán trong tab Thông tin để làm cơ sở tính toán giá bán trên bản chào giá.

Để có chức năng Bảng giá, bạn truy cập theo đường dẫn sau Thiết lập -> Cấu hình -> Bán hàng. Bạn tích chọn “Sử dụng bảng giá để phù hợp với từng khách hàng”, nhớ ấn “Áp dụng”.

Quản lý Bảng giá của mình, bạn vào menu Bán hàng -> Cấu hình -> Bảng giá. Cách tạo và sử dụng bảng giá, chúng tôi sẽ có một bài viết riêng để hướng dẫn chi tiết cho bạn.

4. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Như đã đề cập, module CRM là một module cơ bản – quan trọng mà hệ thống Odoo nào cũng cần có. Odoo/OpenERP cung cấp rất nhiều công cụ để quản lý quan hệ các đối tác. Những công cụ đó được bao gồm trong 2 phân hệ CRM & Bán hàng, bạn có thể truy cập chúng thông qua menu Bán hàng

Phân hệ CRM cho phép bạn theo dõi:

• Đầu mối
• Cơ hội
• Meeting
• Cuộc gọi
• Khiếu nại
• Hỗ trợ

Odoo cho phép gán nhân viên hoặc nhóm bán hàng tới từng khách hàng. Từ đó hệ thống sẽ gửi email nhắc nhở tới nhân viên hoặc nhóm bán hàng nếu có bất kỳ sự tương tác nào xảy ra đối với khách hàng đó

Ngoài ra nó cũng cung cấp cho bạn các công cụ để nâng cao năng suất của các nhân viên bán hàng, chăm sóc khách hàng trong công việc hàng ngày của họ

Phân hệ CRM tích hợp với Outlook và Thunderbird cho phép tự động lưu trữ email, file đính kèm vào hệ thống Odoo, đồng bộ Lịch & Sổ địa chỉ (Google Calander, Contacts), tích hợp với một số ứng dụng của Google như là Google Docs, Accounts,…

5. Mua hàng (Purchase)

Odoo cung cấp cho bạn một quy trình Mua hàng bao gồm từ lúc nhận Báo giá từ nhà cung cấp, cho tới nhận hàng, xếp hàng vào kho, tạo hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp. Bạn hoàn toàn có thể tùy biến quy trình này sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình một cách dễ dàng.

6. Bán hàng (Sales)

Module Bán hàng được tích hợp hoàn chỉnh với module CRM, có một vài chức năng tương tự như Mua hàng, nhưng điều quan trong là quy trình nghiệp vụ của chúng hoàn toàn độc lập và khác nhau. Module này cho phép bạn quản lý các mục tiêu về bán hàng một cách hiệu quả, ghi nhận chi tiết các đơn hàng và lịch sử của chúng nhằm giúp bạn xử lý kịp thời.

7. Tổ chức và quản lý kho (Warehouse)

Module Kho dựa trên cấu trúc vị trí thứ bậc, từ kho hàng đến các thùng lưu trữ. Hệ thống ghi sổ kép cung cấp cho bạn khả năng mạnh mẽ để quản lý tồn kho đối với hàng hóa mua vào (từ NCC), hàng bán ra (giao cho người mua) cũng như các sản phẩm từ khâu sản xuất. Các địa điểm kho được tổ chức tương tự như hệ thống tài khoản trong Kế toán, do đó bạn có thể tổ chức và quản lý kho của mình một cách chi tiết nhất.

Module này cho phép bạn:

• Định nghĩa các kho và cấu trúc vị trí cho từng kho.
• Quản lý tồn kho.
• Thực hiện đóng gói đơn hàng được tạo ra bởi Hệ thống.
• Thực hiện giao hàng với các Phiếu giao hàng và tính toán chi phí giao hàng.
• Tính toán tồn kho lý thuyết và tự động định giá tồn kho.
• Tạo quy tắc tồn kho để Hệ thống tự động bổ xung kho khi cần thiết.

8. Sản xuất (MRP)

Module Sản xuất phép lên kế hoạch, đặt hàng, lưu kho, sản xuất và lắp ráp sản phẩm từ các nguyên vật liệu thô và các bộ phận. Nó xử lý việc tiêu thụ và sản xuất sản phẩm theo hóa đơn nguyên vật liệu và các hoạt động cần thiết đối với máy móc, công cụ hay nguồn nhân lực theo các công đoạn sản xuất.

Các thuật ngữ trong sản xuất:

• BoM: Bill of Material là Công thức sản xuất hay còn gọi là Định mức nguyên vật liệu, Công thức pha chế,…
• Routing: Phân nhánh (bộ phận) sản xuất.
• Work Center: Năng lực sản xuất, bao gồm con người, máy móc,…

9. Quy trình nghiệp vụ

Odoo với mã nguồn mở giúp bạn định nghĩa quy trình nghiệp vụ (workflow) cho những nghiệp vụ chuyên biệt phù hợp với Doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, một số workflow đã được định nghĩa sẵn trong mỗi module, ví dụ workflow Bán hàng (có sẵn trong phân hệ Quản lý Bán hàng).

10. Bộ lọc & Tìm kiếm (Fillter & Advance Search)

Chức năng Tìm kiếm nâng cao cung cấp một cơ chế lọc thân thiện cho người sử dụng dễ dàng trong việc tìm kiếm và lọc thông tin cần thiết từ một danh sách dữ liệu. Một ví dụ điển hình về chức năng tìm kiếm nâng cao đó là hệ thống Báo cáo Thống kê. Các báo cáo hiển thị nội dung thống kê tóm tắt với kết quả đã được lọc theo yêu cầu của người sử dụng.

Tìm kiếm nâng cao bao gồm 3 yếu tố: Các nút Lọc (Filter), Bộ lọc mở rộng, Các tùy Nhóm theo (Group by).