Về Source of Asia (SOA)
Source of Asia (SOA) là một đơn vị thúc đẩy kinh doanh quốc tế hàng đầu tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á, chuyên hỗ trợ các doanh nghiệp toàn cầu trong việc thâm nhập, vận hành và phát triển bền vững tại các thị trường sôi động này.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm, SOA cung cấp các giải pháp tùy chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển và tăng trưởng của khách hàng. Nhờ sự mở rộng chiến lược vào các thị trường Đông Nam Á và Hàn Quốc, SOA đang ngày càng khẳng định vị thế của mình như một trung tâm chiến lược tại châu Á.
Tuy nhiên, khi quy mô mở rộng, SOA cũng phải đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý vận hành và tối ưu hóa các quy trình nội bộ.
Thách thức
Mặc dù đạt được nhiều thành công trong việc hỗ trợ khách hàng, SOA cũng đối mặt với những thách thức lớn trong quản lý vận hành nội bộ, bao gồm:
- Dữ liệu phân tán: Thông tin khách hàng đến từ nhiều hệ thống khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi hoạt động giao dịch lịch sử. Khi cần truy xuất dữ liệu, các nhân viên phải tìm kiếm và tập hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, gây mất thời gian và có nguy cơ sai sót.
- Công việc thủ công: Quy trình xử lý thủ công chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên. Ví dụ, dữ liệu thường được gửi qua email và sau đó phải cập nhật thủ công vào hệ thống kế toán XERO. Việc tạo báo cáo tài chính cũng cần nhiều bước nhập liệu thủ công, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
- Báo cáo không theo thời gian thực: SOA gặp khó khăn trong việc tạo ra các báo cáo phức tạp để theo dõi hoạt động kinh doanh theo Đơn vị Kinh doanh (Business Unit) và Pháp nhân (Legal Entity). Trong đó, yêu cầu dự báo dòng tiền (Cash Flow) là yếu tố quan trọng nhất, nhưng do thiếu tính năng báo cáo theo thời gian thực, việc dự báo không thể đáp ứng kịp thời các thay đổi.
- Không có hệ thống quản lý dự án: SOA chưa có hệ thống sẵn sàng để quản lý quy trình công việc và P&L (Lợi nhuận và Thua lỗ) của các dự án, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát và giám sát hiệu quả hoạt động của từng dự án.
Giải pháp
A1 Consulting đã hợp tác với SOA để triển khai giải pháp Odoo, mang lại hệ thống quản lý tổng thể cho các hoạt động vận hành của công ty.
A1 Consulting và Odoo đã thiết lập một mô hình hệ thống tích hợp cho SOA, chia làm ba giai đoạn chính:
- Giai đoạn 1: Tập trung vào việc triển khai các hệ thống quản lý và báo cáo tài chính, cùng với các module quản lý dự án. Giai đoạn này đã hoàn tất, cho phép SOA thu thập dữ liệu tài chính một cách hiệu quả và minh bạch hơn, đồng thời quản lý các dự án một cách có hệ thống.
- Giai đoạn 2: Hoàn thiện hệ thống CRM và tối ưu hóa các quy trình và báo cáo đã triển khai từ Giai đoạn 1. Điều này sẽ giúp cải thiện hơn nữa khả năng phân tích khách hàng và quản lý mối quan hệ khách hàng của SOA.
- Giai đoạn 3: Triển khai các module quản lý nhân sự (HRM), hỗ trợ SOA trong việc quản lý toàn diện cả nhân viên nội bộ và các nhân sự bên ngoài.
Hệ thống đã triển khai trong Giai đoạn 1
Trước khi bắt đầu dự án, SOA có 3 pháp nhân và sau đó bổ sung thêm 2 pháp nhân, với mỗi pháp nhân sử dụng nhiều tài khoản đa tiền tệ. Để đáp ứng nhu cầu quản lý phức tạp của SOA, hệ thống Odoo đã được cấu hình với hai giao diện báo cáo chính là theo Pháp nhân và Đơn vị Kinh doanh (BU).
Cụ thể, SOA quản lý bốn lĩnh vực kinh doanh chính: Sourcing, Trading, Market Expansion, và Corporate Service. Trước đây, các hoạt động này được lưu trữ trên Excel và thông tin được trao đổi qua email, dẫn đến thời gian lâu dài để tập hợp dữ liệu và kiểm tra độ chính xác. Với hệ thống Odoo, toàn bộ dữ liệu được nhập và lưu trữ tập trung, giúp giảm thời gian tạo báo cáo một cách đáng kể.
Các tính năng chính đã triển khai:
- Kế toán tổng hợp (GL); Kế toán nợ phải trả (AO); Kế toán nợ phải thu (AR)
- Đối chiếu ngân hàng
- Lập ngân sách và dự báo (P&L; Dòng tiền)
- Báo cáo tài chính
- Quản lý thuế
- Hỗ trợ đa tiền tệ
- Hợp nhất tài chính
- Giao dịch nội bộ
- Triển khai các module quản lý dự án
Kết quả
Việc áp dụng giải pháp từ A1 Consulting và Odoo đã mang lại những lợi ích to lớn cho SOA trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng hiệu suất làm việc. Các kết quả chính bao gồm:
- Tích hợp dữ liệu tập trung và phân quyền trách nhiệm: Với dữ liệu được đồng bộ hóa, các đơn vị kinh doanh có thể truy cập thông tin chính xác về sản phẩm, khách hàng và nhà cung cấp. Hệ thống linh hoạt cho phép SOA tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của từng giải pháp nhân sự, giúp nâng cao khả năng phản hồi nhanh chóng với nhu cầu của từng bộ phận.
- Giảm bớt công việc thủ công và tiết kiệm thời gian: Quy trình làm việc được tự động hóa và các phòng ban được tích hợp thông qua hệ thống Odoo, giúp loại bỏ các bước nhập liệu thủ công và giảm thiểu thời gian xử lý các nhiệm vụ lặp lại. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp giảm sai sót trong dữ liệu, đảm bảo độ chính xác cao.
- Tối ưu hóa quản lý tài chính: Odoo cung cấp các báo cáo quản lý tùy chỉnh, hỗ trợ SOA trong việc nắm bắt các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh. Với khả năng phân tích chi tiết và dự báo dòng tiền theo thời gian thực, SOA có thể đưa ra các quyết định tài chính chiến lược một cách nhanh chóng.
- Bao gồm chức năng quản lý dự án: Module quản lý dự án của Odoo cho phép SOA lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kiểm soát các dự án trong nội bộ tổ chức. Hệ thống giúp theo dõi tiến độ dự án, phân tích hiệu suất, và tối ưu hóa nguồn lực, đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao.
Kết luận
Giải pháp Odoo do A1 Consulting cung cấp đã giúp SOA cải thiện hiệu quả quản lý tổng thể, giảm thiểu các rủi ro vận hành và đáp ứng nhu cầu tăng trưởng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh. Với các cải tiến vượt bậc về quản lý tài chính, dự án, SOA đã thiết lập một nền tảng vững chắc để tiếp tục phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu kinh doanh dài hạn.
Với những kết quả tích cực thu được, A1 Consulting và SOA đang chuẩn bị bắt tay vào thực hiện các giai đoạn sau để hoàn thành một bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp.
