Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management: HRM) là cách tiếp cận chiến lược để quản lý hiệu quả con người trong tổ chức, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh. Sự phát triển mạnh mẽ của doanh nghiệp cùng sự gia tăng nhanh về số lượng nhân sự khiến cho cách quản lý nhân viên theo kiểu truyền thống chưa thực sự hiệu quả. Nhưng với sự phát triển của công nghệ thì bài toán này đã được giải quyết bằng những phần mềm quản lý nhân viên chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp cải thiện đáng kể khả năng quản lý. Cùng A1 Consulting tìm hiểu về Odoo HRM trong bài viết dưới đây.
Odoo HRM - Phần mềm quản lý nhân viên tối ưu cho doanh nghiệp
Odoo là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể. Trong đó, phân hệ quản lý nhân viên trong Odoo (Odoo HRM) giúp doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động nhân sự. Bao gồm: thông tin chi tiết về nhân viên, nghỉ phép và chuyên cần, lương, chi phí, đến tuyển dụng, đánh giá, kỹ năng, hợp đồng và thời gian làm việc. Từ đó giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Các tính năng nổi bật trong Odoo HRM
Quản lý nhân viên của Odoo HRM được triển khai để cung cấp cho bạn sự linh hoạt tối đa trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng của Odoo HRM.
- Quản lý tuyển dụng: Quản lý quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp và sắp xếp các đơn xin việc ở các vị trí tuyển dụng
- Quản lý nhân viên: Thu thập tất cả thông tin thích hợp về một nhân viên dưới một nơi
- Quản lý ngày nghỉ: Quản lý ngày nghỉ, ngày nghỉ hợp pháp và ngày nghỉ ốm
- Ứng dụng khảo sát: Xác định các khảo sát trực tuyến / ngoại tuyến của riêng bạn. Thiết lập đánh giá nhân viên định kỳ và củng cố tài sản quan trọng của công ty bạn
- Quản lý chi phí: Dễ dàng quản lý chi phí của nhân viên và tiết kiệm thời gian báo cáo chi phí
- Chấm công: Theo dõi sự tham gia của nhân viên. Người quản lý nhân sự có thể dễ dàng báo cáo sự tham gia của nhân viên hàng tháng / hàng ngày với mục nhập và trạng thái menu
- Thời gian biểu: Tạo bảng thời gian hàng tuần và hàng tháng và cũng theo dõi thời gian nhân viên của bạn dành cho các dự án được giao
- Quản lý lương: Thiết lập các quy tắc tiền lương để tính toán dữ liệu như phụ cấp, net, thuế, sổ đăng ký đóng góp. Các quy tắc này được kết nối liền mạch để bạn có thể dễ dàng thực hiện các hành động mong muốn của mình mà không cần phải chuyển đến các module cụ thể, mọi tính năng đều được tích hợp hoàn hảo
- Đánh giá nhân viên: Giúp doanh nghiệp triển khai Odoo HRM đánh giá nhân viên hiệu quả, nhanh chóng.
Quản lý tuyển dụng
Doanh nghiệp dễ dàng quản lý quy trình tuyển dụng của mình và sắp xếp các đơn xin việc còn trống trong Odoo HRM với sự trợ giúp của module. Bằng cách tùy chỉnh quy trình tuyển dụng, bạn có thể tạo chiến lược tuyển dụng của riêng mình, xác định các giai đoạn cần tuyển dụng và lập ra danh sách các ứng viên sáng giá.
Đăng tin tuyển dụng không còn là quá trình khó khăn đối với module Odoo HRM. Module này giúp doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng chỉ trong một vài thao tác và cũng theo dõi các ứng viên đã nộp hồ sơ. Bạn có thể đánh dấu sao cho ứng viên, xem các hướng dẫn, hành động tiếp theo để nhắc nhở ngày phỏng vấn, nhập mức lương dự kiến & mức lương đề xuất, sắp xếp cuộc họp, bắt đầu phỏng vấn hoặc đi sâu hơn vào đề xuất hợp đồng.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tạo mới, cập nhật, xóa thông tin về các vị trí tuyển dụng
- Quản lý hồ sơ & đơn ứng tuyển, CV của các ứng viên trong từng vị trí, quản lý các chiến dịch tuyển dụng
- Quản lý chi tiết trạng thái tuyển dụng của từng ứng viên: nộp hồ sơ, phỏng vấn vòng 1, phỏng vấn vòng 2, trúng tuyển,…
- Dễ dàng theo dõi, đặt lịch hẹn phỏng vấn với các ứng viên, thẩm định và đánh giá hồ sơ ứng viên
- Báo cáo được tổng hợp một cách tự động, giúp người dùng dễ dàng theo dõi các thông tin một cách kịp thời, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng
- Có thể tự cấu hình các thông số của ứng dụng.
Quản lý nhân viên
Doanh nghiệp có thể quản lý thông tin của nhân viên trong phân hệ quản lý nhân viên của Odoo HRM. Bên cạnh đó, người dùng có thể chọn đăng thông tin công khai của nhân viên vào trang web doanh nghiệp để khách hàng truy cập hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân sự. Thêm thẻ và loại hợp đồng để giúp bạn ghi nhớ vai trò của từng nhân viên.
Odoo HRM còn dễ dàng tạo database quản lý nhân viên. Giúp theo dõi thông tin nhân viên một cách chính xác và cập nhật liên tục các thông tin bao gồm: vị trí công việc, hệ thống cấp bậc, v.v.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tạo mới/cập nhật/xóa thông tin nhân viên, tìm kiếm nhân viên nhanh thông qua bộ lọc tiện ích
- Quản lý nhân sự theo phòng ban, cho phép người dùng tạo mới/cập nhật/xóa thông tin phòng ban
- Nắm bắt toàn bộ thông tin về hợp đồng nhân viên, chấm công để hỗ trợ thực hiện tính lương cho nhân viên
- Có thể tự cấu hình ứng dụng tùy theo sở thích và nhu cầu của người dùng.
Quản lý ngày nghỉ của nhân viên
Odoo HRM đơn giản hóa việc quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên. Khi một nhân viên nộp đơn xin nghỉ việc, người quản lý sẽ xem xét đơn và quyết định có chấp thuận hay không. Ngay sau khi người quản lý phê duyệt đơn đăng ký, nhân viên sẽ nhận được email nhắc nhở và lịch của nhân viên được tự động cập nhật.
Ưu điểm:
- Theo dõi ngày nghỉ của nhân viên dễ dàng: Nhân viên nhập yêu cầu của họ, quản lý sẽ phê duyệt và xác nhận chúng, tất cả chỉ gói gọn thông qua vài cú nhấp chuột. Lịch trình của từng nhân viên đồng thời cũng được cập nhật tương ứng
- Nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quan về đội ngũ nhân viên, giữ cho các phòng ban tổ chức tốt và dễ dàng dự báo việc phân phối nhiệm vụ trong thời gian vắng mặt các thành viên
- Xử lý yêu cầu từ phía nhân viên: Nhân viên tự ghi lại các yêu cầu xin nghỉ phép của mình, và nhận email thông báo cho từng yêu cầu mới. Quyết định phê duyệt hay từ chối những yêu cầu này, và có thể thêm một ghi chú vào lời từ chối để giải thích cho nhân viên
- Nhận báo cáo để lên kế hoạch trước: Tạo báo cáo chỉ với một cú click chuột cho mỗi yêu cầu nghỉ việc, phân theo loại nghỉ phép, nhân viên, bộ phận và thậm chí cho toàn bộ công ty. Nhận số liệu thống kê về những người nghỉ, từ đó đảm bảo năng suất lao động vẫn duy trì ở mức cao nhất.
Ứng dụng khảo sát
Khảo sát có thể được sử dụng trong nhiều module để thu thập phản hồi nguồn cấp dữ liệu của người dùng nhằm cải thiện dịch vụ hoặc sản phẩm, thu thập thông tin nhân viên cơ bản cho việc tuyển dụng, gửi biểu mẫu để nhận câu trả lời cho các câu hỏi được thiết kế. Đối với các khảo sát nội bộ, doanh nghiệp có thể xác định các giai đoạn khác nhau để giúp sắp xếp công việc của mình trên Odoo HRM.
Người dùng có thể xác định tiêu đề cho khảo sát, tạo các trang có câu hỏi, đặt thông báo lỗi, đặt câu trả lời bắt buộc hoặc tùy chọn. Các bước thực hiện khảo sát được trình bày dưới đây:
- Thiết kế khảo sát
- Kiểm tra khảo sát
- Chia sẻ khảo sát: chia sẻ biểu mẫu khảo sát với bất kỳ ai bên ngoài tổ chức hoặc kiểm tra dữ liệu cơ bản từ chế độ xem cuối
Thu thập dữ liệu và thống kê từ khảo sát: kiểm tra câu trả lời và trạng thái về cách mọi người phản ứng với khảo sát của bạn để đưa ra quyết định từ giao diện người dùng.
Quản lý chi phí
Odoo HRM cho phép nhân viên gửi chi tiết chi phí của họ. Các nhà quản lý sẽ kiểm tra tất cả các chi tiết của chi phí và chấp thuận hoặc từ chối trong một cửa sổ duy nhất. Sau khi được phê duyệt, các chi phí sẽ được cập nhật ngay lập tức trong module Kế toán của Odoo.
Ưu điểm:
- Dễ dàng quản lý chi phí của nhân viên
- Tiết kiệm thời gian báo cáo chi phí: Mọi thứ ở một nơi với phân hệ quản lý nhân sự của Odoo HRM
- Ngừng mất phiếu thu: chuyển toàn bộ phiếu thu trực tiếp vào hồ sơ chi phí
- Chia sẻ công việc giữa các bộ phận: Thu hút mọi người quan tâm để tiết kiệm nhiều thời gian
- Tích hợp hoàn toàn với phần mềm Odoo.
Quản lý chấm công
Để theo dõi và đánh giá bảng chấm công, người dùng có thể truy cập số liệu thống kê, kiểm tra chuyên cần của từng nhân viên trong Odoo HRM. Việc đăng báo cáo tự động dựa trên dữ liệu thời gian thực về thời gian dành cho các công việc sẽ được tạo ra nhờ tính năng kế toán tích hợp trong Odoo.
Tính năng Odoo Attendances cho phép nhân viên dễ dàng check-in và check-out với giao diện đơn giản, chỉ với một cú nhấp chuột. Bên cạnh đó, Mô-đun hỗ trợ việc sử dụng các thiết bị sinh trắc học cũng như máy quét mã vạch.
Tuy nhiên, khi làm việc từ xa, việc sử dụng cả hai chức năng này có thể không thực hiện được. Do đó, bạn có thể sử dụng đăng nhập bằng mã pin và đăng xuất một tính năng mà nhân viên có thể đăng nhập vào nền tảng bằng một mã pin duy nhất.
Trong trường hợp ban đầu không có mã PIN để nhân viên đăng nhập, họ có thể dễ dàng vào nền tảng bằng cách chọn tùy chọn đăng ký có sẵn trong menu chấm công như mô tả bên dưới. Sau khi chọn nó, bạn sẽ được chuyển trực tiếp đến nền tảng và có thể bắt đầu hoạt động với nó.
Thời gian biểu
Các nhân viên sẽ thực hiện các mục bảng chấm công mỗi ngày trong Odoo HRM. Vào các khoảng thời gian xác định, nhân viên xác nhận trang tính của họ. Sau đó quản lý phải phê duyệt các thông tin trong phòng ban của mình. Các khoảng thời gian được xác định trong biểu mẫu công ty có thể được đặt để chạy hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày.
Hơn nữa, có nhiều tùy chọn lọc cũng như cấu hình có sẵn sẽ giúp bạn lấy ra dữ liệu cần thiết từ danh sách dài các mục đang được mô tả.
Module bảng chấm công cũng có thể được truy cập từ xa từ ứng dụng có thể được tải xuống trong các tiện ích thông minh của bạn. Ứng dụng có sẵn trong trình cắm iOS, Android và Chrome.
Quản lý lương
Trong Odoo HRM, module Bảng lương có thể thiết lập các quy tắc tiền lương để tính toán dữ liệu như phụ cấp, lương net, thuế, sổ đăng ký đóng góp mà công ty hoặc nhân viên phải trả thuế. Ngoài ra, Odoo cũng giúp thiết lập cấu trúc để xác định một bộ quy tắc áp dụng cho một nhân viên và xác định hệ thống phân cấp cấu trúc tiền lương, thiết lập mẫu hợp đồng lợi thế cho các khoản đãi ngộ khác nhau.
Người dùng có thể tạo phiếu lương, đăng ký bảng lương hàng tháng bằng module bảng lương. Sau khi tạo và xác nhận phiếu lương sẽ tạo mục nhật ký trên Tài khoản. Hệ thống Bảng lương Odoo phải tích hợp với phân hệ Kế toán.
Ưu điểm:
- Theo dõi, quản lý chi tiết bảng chấm công của nhân viên từng phòng ban trong tháng
- Tổng hợp bảng chấm công, hỗ trợ tính lương (xuất phiếu lương, tổng hợp bảng lương) vào cuối tháng
- Dễ dàng truy cập/tạo/cập nhật/kiểm tra các dữ liệu chấm công cũ.
Đánh giá nhân viên
Với Odoo, bạn có thể phân tích kỹ năng và tiềm năng của một nhân viên một cách dễ dàng. Odoo HRM giúp duy trì chu kỳ tạo động lực bằng cách thực hiện đánh giá thường xuyên quá trình làm việc của nhân viên. Điều này cho phép tiếp cận nguồn nhân lực nhanh chóng, tạo thêm lợi thế cho doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Với Odoo HRM, bạn có thể đánh giá nhân viên định kỳ, qua đó trau dồi khả năng chuyên môn của nhân viên
- Odoo HRM giúp xây dựng hệ thống thẩm định chính xác
- Thiết kế khảo sát của riêng bạn: Sử dụng các mẫu hoặc thiết kế chúng trong Odoo HRM
- Odoo HR được tích hợp đầy đủ với phần mềm Odoo
Ngoài ra, Odoo cho phép doanh nghiệp tăng cường sử dụng các công cụ xã hội. Từ đó cải thiện quá trình giao tiếp giữa các nhân viên và khích lệ họ thông qua các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Mạng xã hội của doanh nghiệp cho phép nhân viên giao tiếp qua các phòng ban, địa điểm bằng cách tương tác theo thời gian thực với ứng dụng trò chuyện trực tuyến, chia sẻ kiến thức và thực hành, theo dõi cá nhân cụ thể, cũng như tham gia vào các nhóm lợi ích để chia sẻ kiến thức và khuyến khích làm việc nhóm.
Tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng Odoo để quản lý nhân viên?
Phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý nhân viên hiệu quả tại các đơn vị. Trong thời gian cách lý xã hội, tính năng quản lý nhân sự trên Odoo lại càng thể hiện rõ những ưu điểm và thế mạnh trong việc quản lý nhân viên làm việc từ xa một cách đồng bộ. Đối với phân hệ quản lý nhân sự Odoo HRM, cả nhân viên, cán bộ nhân sự lẫn cấp quản lý đều có thể làm việc dễ dàng và thuận tiện.
Không những thế, phân hệ quản lý nhân sự Odoo HRM còn giúp doanh nghiệp tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự từ khâu hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân viên, đào tạo, thẩm định, đánh giá đến công tác quản lý nghỉ phép, chấm công, thanh toán lương, thuế, bảo hiểm và xây dựng các báo cáo…
Đối với nhân viên: bất kỳ nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng đều có thể dễ dàng tra cứu các thông tin cá nhân như lương, thuế, bảo hiểm, làm đơn xin nghỉ (phép, ốm, theo chế độ…), các thủ tục đi công tác, thanh quyết toán tạm ứng. Cũng thông qua phân hệ quản lý nhân sự trong Odoo, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin nội bộ và chính sách của doanh nghiệp một cách nhanh chóng nhất.
Đối với cán bộ nhân sự: giải pháp ERP cung cấp công cụ để làm việc dễ dàng từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, lập kế hoạch đánh giá, đào tạo, thông báo chương trình phúc lợi…Đặc biệt, phân hệ quản lý nhân sự trên erp còn giúp cán bộ nhân sự xây dựng được khung năng lực cho từng vị trí từ đó tăng cường hiệu quả cho công tác tuyển dụng, bổ nhiệm.
Đối với cấp quản lý: Phân hệ nhân sự giúp nhà quản lý nhanh chóng biết được số lượng, tình hình biến động nhân sự ở từng bộ phận, kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự; Quản lý nhân viên làm việc tại nhà một cách hiệu quả, Tra cứu quá trình công tác, năng lực, thành tích,… của nhân viên để quy hoạch, bổ nhiệm; Dễ dàng gửi các lời chúc (sinh nhật, cưới hỏi…) hoặc chia buồn để kịp thời động viên nhân viên.
Tổng kết về Odoo HRM
Với Odoo HRM, mọi quy trình nhân sự của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Odoo ERP là hệ thống tiên tiến nhất dành cho mọi loại hình kinh doanh. Bạn có thể triển khai toàn bộ Odoo ERP hoặc một module đơn lẻ cho nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn cái nhìn tổng quan về phân hệ quản lý nhân viên của Odoo.
Nếu bạn đang quan tâm và có nhu cầu tư vấn về phần mềm Odoo ERP, hãy liên hệ A1 Consulting - đối tác vàng của Odoo Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
