Hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cho phép các tổ chức quản lý hoạt động và tự động hóa các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ. Chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp là một quyết định quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến hiệu quả, năng suất và lợi nhuận của tổ chức bạn.
Trong bài viết này, A1 Consulting sẽ đưa ra khái niệm hệ thống ERP là gì? Và 10 cách hàng đầu để chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp của bạn:
Tổng quan hệ thống ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hiểu đơn giản là triển khai ERP là việc ứng dụng giải pháp ứng dụng công nghệ vào quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
ERP giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp được đồng bộ và có tính kết nối với nhau hơn. Nó không chỉ có tác động đến doanh nghiệp về tổng thể mà còn tác động đến từng cá nhân trong tổ chức. Từ đó tối ưu về mặt chi phí và vận hành doanh nghiệp, thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Do vậy, ERP được đánh giá là hệ thống quản trị doanh nghiệp mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên sử dụng.
Tổng hợp 10 cách lựa chọn hệ thống phần mềm ERP doanh nghiệp phù hợp
Ngày này, khá nhiều đơn vị doanh nghiệp Việt Nam đang tìm hiểu và muốn ứng dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Tuy nhiên lại chưa biết bắt đầu từ đâu. Với tư cách là một trong những đối tác tư vấn triển khai ERP hàng đầu ở Việt Nam, A1 Consulting xin chia sẻ 10 bước quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm trước khi lựa chọn hệ thống ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
1. Xác định các yêu cầu kinh doanh của bạn
Đây là yếu tố quan trọng nhất để lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Trước khi bắt đầu đánh giá các v ERP, bạn cần xác định các yêu cầu kinh doanh của mình. Xác định các quy trình kinh doanh cốt lõi mà bạn muốn tự động hóa, dữ liệu bạn cần quản lý cũng như báo cáo và phân tích mà bạn yêu cầu.
2. Xem xét khả năng mở rộng
Khả năng mở rộng đề cập đến khả năng phát triển và thích ứng của một hệ thống ERP khi doanh nghiệp của bạn mở rộng và phát triển theo thời gian.
Hệ thống ERP bạn chọn phải có khả năng xử lý các yêu cầu kinh doanh hiện tại của bạn và có thể đáp ứng mọi sự tăng trưởng hoặc thay đổi tức thì. Hệ thống ERP của bạn phải có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu, số lượng người dùng và khối lượng giao dịch tăng lên. Điều này có nghĩa là hệ thống sẽ có thể chứa các mô-đun, tính năng và chức năng bổ sung theo yêu cầu.
3. Đánh giá hồ sơ của nhà cung cấp
Đây chính là lúc bạn nên xem xét đánh giá của khách hàng, nghiên cứu điển hình, tính ổn định của nhà cung cấp và phương pháp triển khai khi đánh giá nhà cung cấp, để giúp đảm bảo rằng bạn chọn nhà cung cấp có thể cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn.
4. Đánh giá mức độ tùy chỉnh
Một trong những lợi ích của việc triển khai một hệ thống ERP là khả năng tối ưu hoá các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cải thiện hiệu suất và năng suất lao động. Tuy nhiên, để hệ thống giải ERP hoạt động hiệu quả, nó cần phải được tùy chỉnh để phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong quá trình lựa chọn ERP, mức độ tùy chỉnh của hệ thống là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Doanh nghiệp cần xác định mức độ tùy chỉnh cần thiết để đáp ứng được yêu cầu kinh doanh của mình.
Nếu mức độ tùy chỉnh quá thấp, hệ thống ERP sẽ không đáp ứng được các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với hệ thống ERP. Ngược lại, nếu mức độ tùy chỉnh quá cao, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí để triển khai hệ thống ERP. Đồng thời, việc quá tùy chỉnh có thể làm giảm tính ổn định và tính khả dụng của hệ thống ERP, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5. Kiểm tra khả năng sử dụng của hệ thống
Nếu giao diện của hệ thống ERP khó sử dụng hoặc phức tạp, sẽ mất thời gian và tạo ra rủi ro lỗi khi sử dụng. Do đó, việc chọn hệ thống ERP có giao diện thân thiện, trực quan và dễ sử dụng sẽ giúp cải thiện hiệu quả làm việc và giảm thiểu sai sót.
Khi kiểm tra khả năng sử dụng của hệ thống ERP, bạn nên tập trung vào những chức năng quan trọng nhất của hệ thống, đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng. Ngoài ra, bạn nên thử nghiệm các tính năng khác nhau của hệ thống, đảm bảo rằng nó có thể hoạt động một cách nhất quán và hiệu quả. Điều này cũng đòi hỏi thử nghiệm hệ thống trên nhiều thiết bị khác nhau để đảm bảo rằng nó có thể hoạt động một cách tốt trên mọi nền tảng.
6. Xem xét khả năng tích hợp
Tính năng tích hợp liền mạch với các hệ thống và ứng dụng hiện có là quan trọng khi đánh giá về hệ thống erp cho doanh nghiệp. Việc tích hợp hệ thống cũng sẽ đòi hỏi chi phí và thời gian đầu tư đáng kể, do đó bạn cần xác định được những yêu cầu của doanh nghiệp và các lợi ích của việc tích hợp trước khi quyết định lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
7. Đánh giá sự hỗ trợ và đào tạo của nhà cung cấp
Khi triển khai ERP, sự hỗ trợ và đào tạo của nhà cung cấp sẽ giúp đảm bảo rằng nhân viên của doanh nghiệp có đầy đủ kiến thức để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.
Đầu tiên, cần xem xét xem nhà cung cấp có cung cấp hướng dẫn sử dụng và tài liệu hỗ trợ không bao gồm hướng dẫn sử dụng dễ hiểu, tài liệu hỗ trợ trực tuyến, tài liệu hướng dẫn sử dụng đa ngôn ngữ, và các công cụ hỗ trợ khác.
Các nhà cung cấp nên có khả năng cung cấp các khóa đào tạo đầy đủ và đa dạng, phù hợp với từng người dùng và phù hợp với các mức độ khác nhau của người dùng. Điều này có thể bao gồm các khóa đào tạo cơ bản, nâng cao và chuyên sâu, các khóa đào tạo tùy chỉnh và các chương trình đào tạo online hoặc trực tiếp. Đảm bảo rằng nhà cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật kkhi xảy ra sự cố.
>>> Xem thêm: 15 nguyên nhân khiến triển khai ERP thất bại
8. Kiểm tra các tính năng bảo mật
Hệ thống ERP của bạn phải có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu mật của doanh nghiệp.
Các tính năng bảo mật cơ bản bao gồm quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, cơ chế xác thực người dùng, bảo vệ phần mềm và phát hiện và phòng ngừa các mối đe dọa an ninh.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra xem nhà cung cấp hệ thốngERP có thường xuyên cập nhật các bản vá lỗi và cập nhật bảo mật để đảm bảo hệ thống được bảo vệ tốt nhất.
9. Đánh giá tổng chi phí sở hữu
Việc chi phí này không chỉ bao gồm chi phí mua bản quyền phần mềm và cài đặt hệ thống, mà còn bao gồm các chi phí khác như bảo trì, nâng cấp, tùy chỉnh, đào tạo nhân viên, hỗ trợ kỹ thuật và các chi phí liên quan đến quản lý dữ liệu và bảo mật.
Khi lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần phải đánh giá tổng chi phí sở hữu cần được tiến hành cẩn thận để tránh tình trạng chi phí vượt quá dự định.
Ngoài ra, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần cân nhắc việc chọn hệ thống ERP đòi hỏi chi phí thấp hơn, có tính linh hoạt và dễ sử dụng. Các hệ thống ERP đám mây có thể là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì chúng có chi phí ban đầu thấp, không đòi hỏi cài đặt phức tạp và được cập nhật tự động, giúp giảm chi phí bảo trì và nâng cấp.
>>> Xem thêm: Tất cả chi phí khi triển khai ERP mà doanh nghiệp cần biết
10. Tìm kiếm chức năng dành riêng cho ngành
Các ngành khác nhau có những yêu cầu riêng, vì vậy bạn nên chọn hệ thống ERP cung cấp chức năng dành riêng cho ngành nhưng đôi khi các tính năng này không đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của một số ngành nghề. Ví dụ, một doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất sẽ cần các tính năng quản lý lô hàng, quản lý vật liệu, quản lý lệnh sản xuất và quản lý chất lượng sản phẩm. Trong khi đó, một doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ có thể cần các tính năng quản lý dự án, quản lý hợp đồng và quản lý chi phí dự án.
Do đó, khi lựa chọn hệ thống ERP, các doanh nghiệp cần xác định được tính chất đặc thù của ngành nghề mình hoạt động để có thể tìm kiếm hệ thống ERP phù hợp nhất. Các tính năng và chức năng của hệ thống ERP cần phải được điều chỉnh và tùy chỉnh để đáp ứng được các nhu cầu cụ thể của ngành nghề đó. Việc chọn một hệ thống ERP có tính năng và chức năng đặc thù cho ngành nghề sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động.
>>> Xem thêm: Top 10+ phần mềm ERP phổ biến ở Việt Nam 2024
Kết luận
Lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp đòi hỏi phải xem xét cẩn trọng, kỹ lưỡng. Trên đây là 10 cách lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp, bạn có thể đảm bảo rằng mình chọn được ghệ thống ERP đáp ứng tốt nhất nhu cầu của tổ chức mình.
Là chuyên gia về tư vấn hệ thống ERP cho doanh nghiệp, A1 Consulting tự tin tư vấn cho doanh nghiệp giải pháp phù hợp nhất, tối ưu nhất. Hãy liên hệ ngay!
